QUYẾT ĐỊNH CỦA BỘ TRƯỞNG

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

Về ban hành quy chế làm việc, tiếp khách

nước ngoài của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

Căn cứ Pháp lệnhnhập cảnh, xuất cảnh của uỷ ban Thường vụ Quốc hội về cư trú của người nướcngoài tại Việt nam (số 24/2000/PL-UBTVQH10 ngày 24/8/2000);

Căn cứ Nghị định73/CP ngày 1/11/1995 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chứcbộ máy của Bộ Nông nghiệp và PTNT;

Căn cứ quyết địnhsố 211/1998/QĐ-TTg ngày 31 tháng 10 năm 1998 của Thủ tướng Chính phủ về việcban hành Quy chế chuyên gia nước ngoài thực hiện các chương trình, dự án ODA ởViệt nam; Quyết định số 122/2001/QĐ-TTg ngày 21 tháng 8 năm 2001 của Thủ tướngChính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế;

Theo đề nghị củacác ông Vụ trưởng vụ hợp tác Quốc tế, Vụ Tổ chức Cán bộ

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Nay ban hành "Quy chế làmviệc, tiếp khách nước ngoài" của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thônkèm theo Quyết định này

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau15 ngày kể từ ngày ký.

Điều 3. Các ông Chánh văn phòng Bộ, Vụtrưởng vụ hợp tác Quốc tế, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Thủ trưởng các đơn vịtrực thuộc Bộ và những người có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết địnhnày.

QUY CHẾ LÀM VIỆC VỚI KHÁCH

NƯỚC NGOÀI CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

(Ban hành theo Quyết định số 103/2001/QĐ/BNN-HTQT

ngày 11/10/2001 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và PTNT)

CHƯƠNG I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Quy chế này được áp dụng trongkhối cơ quan Bộ thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn khi thực hiện cáchoạt động đón tiếp và làm việc với khách nước ngoài.

Điều 2. Khách nước ngoài nói trongQuy chế này là đại diện của các nước, các tổ chức quốc tế, các Công ty và cánhân người nước ngoài đủ tư cách pháp nhân (sau đây gọi là đối tác nước ngoài)vào làm việc với cơ quan, cán bộ, công chức thuộc khối cơ quan Bộ.

Điều 3. Tiếp khách nước ngoài là cáchoạt động hợp tác quốc tế của Bộ nhằm hợp tác phát triển, mở rộng các mối quanhệ, giao lưu với đối tác nước ngoài, nhanh chóng hội nhập vào khu vực và thếgiới theo đường lối đổi mới của Đảng và Nhà nước trong lĩnh vực nông nghiệp vàphát triển nông thôn.

Điều 4. Người tiếp khách nước ngoài lànhững cán bộ, công chức được Bộ trưởng hoặc cấp có thẩm quyền uỷ nhiệm. Nhữngcán bộ, công chức khi tiếp khách phải thực hiện đúng mục tiêu, kế hoạch và sựchỉ đạo của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; tuân thủ các quyđịnh của pháp luật, bảo đảm chủ quyền quốc gia, độc lập tự chủ và bí mật Nhà nước.

Điều 5. "Đoàn vào" nói trongQuy chế này là các đối tác nước ngoài quy định ở Điều 1 vào làm việc với đạidiện các tổ chức, đơn vị trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn nhằmmục đích tăng cường hợp tác trên các lĩnh vực cụ thể sau:

1. Trao đổi các chươngtrình dự án mà hai bên cùng quan tâm.

2. Xây dựng và thựchiện các chương trình, dự án.

3. Đầu tư nước ngoàitại Việt Nam.

4. Tìm hiểu ngành,trao đổi về hợp tác thương mại, nghiên cứu, chuyển giao công nghệ và khoa học -kỹ thuật, thông tin.

5. Tổ chức, tham dựcác cuộc hội nghị, hội thảo, triển lãm, tiếp xúc và các hoạt động khác liênquan đến lĩnh vực nông nghiệp và phát triển nông thôn.

Điều 6. Đối tác nước ngoài đến làmviệc, gặp gỡ trao đổi phải là người đại diện có đủ tư cách pháp nhân, theo đúngchương trình và kế hoạch đã thoả thuận.

Tổ chức và đơn vị cóđối tác nước ngoài đến làm việc, gặp gỡ, trao đổi phải hiểu rõ về mục đích, nộidung, thời gian mà đối tác cần gặp.

Điều 7. Văn bản, điện tín do Lãnh đạoBộ chính thức gửi đến các đối tác nước ngoài thuộc lĩnh vực của đơn vị nào thìđơn vị đó chịu trách nhiệm về nội dung văn bản tiếng Việt và chất lượng bảndịch.

Vụ Hợp tác Quốc tếchịu trách nhiệm dịch và trình Lãnh đạo Bộ những văn bản, điện tín bằng tiếng nướcngoài do phía nước ngoài gửi Lãnh đạo Bộ. Các văn bản, điện tín liên quan đếnviệc quản lý và thực hiện các dự án của các đơn vị trực thuộc Bộ gửi cho cácđối tác nước ngoài thì Thủ trưởng các đơn vị đó chịu trách nhiệm.

Điều 8. Việc cung cấp các mẫu vật,tài liệu kỹ thuật cho đối tác nước ngoài được thực hiện theo Điều 12 của Quychế 132/QĐ/BNN-HTQT ngày 22/9/1999 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triểnNông thôn.

Các cuộc làm việc vớiđối tác nước ngoài của Lãnh đạo Bộ, nếu cần mời đại diện báo chí tham dự, thìVăn phòng Bộ và Vụ Hợp tác Quốc tế lập danh sách tên báo và nhà báo, trình Lãnhđạo Bộ quyết định từng trường hợp cụ thể.

Điều 9. Việc đón tiếp và làm việc vớiđoàn vào liên quan đến đơn vị nào thì do thủ trưởng đơn vị đó thực hiện. Đơn vịđón tiếp chịu trách nhiệm quản lý khách trong suốt thời gian khách lưu lại tạiViệt Nam, đồng thời có trách nhiệm thực hiện những yêu cầu của các cơ quan hữuquan thuộc Bộ Công An để bảo đảm công tác an ninh, tạo thuận lợi trong việcthực hiện đầy đủ các thoả thuận và an toàn cho khách.

CHƯƠNG II

ĐÓN TIỄN KHÁCH NƯỚC NGOÀI

Điều 10. Bộ trưởng và cấp tương đương đượcđón, tiễn tại chân cầu thang máy bay qua phòng VIP (theo qui định của Chínhphủ).

Điều 11. Vụ Hợp tác Quốc tế liên hệ vớiAn ninh, Công an, Hải quan cửa khẩu để làm các thủ tục xuất nhập cảnh; Thuêphòng VIP và ôtô ra chân cầu thang máy bay.

Điều 12. Vụ Hợp tác Quốc tế bố trí, sắpxếp ôtô của đoàn đi đón-tiễn vào khu VIP.

Điều 13. Thành phần đón, tiễn tại sânbay:

- Tuỳ theo cấp bậc vàchức vụ của trưởng đoàn khách, Lãnh đạo Bộ phân công đại diện đón, tiễn đoàn.

- Vụ Hợp tác Quốc tế:Lãnh đạo, chuyên viên, lễ tân.

Điều 14. Đón tiễn tại khách sạn:

- Lãnh đạo Bộ chào xãgiao (nếu cần thiết).

- Vụ Hợp tác Quốc tếbố trí ăn, ở, đi lại theo quy định.

Điều 15. Đón tiễn tại Bộ:

Chuyên viên Vụ Hợp tácQuốc tế kiểm tra phòng, đón và dẫn khách vào phòng họp.          

CHƯƠNG III

TIẾP KHÁCH NƯỚC NGOÀI

Điều 16. Để làm việc với đối tác nướcngoài Vụ Hợp tác Quốc tế là đầu mối liên hệ chuẩn bị đầy đủ nội dung và thànhphần tham gia theo đúng quy định của Nhà nước về thủ tục đối ngoại và quy địnhcủa Bộ về lĩnh vực hợp tác với nước ngoài; phối hợp với Văn phòng để bố trí chươngtrình làm việc (bao gồm nội dung, thời gian và nơi tiếp) của Lãnh đạo Bộ chophù hợp.

Điều 17. Các cuộc hội đàm và làm việcvới đối tác nước ngoài của Lãnh đạo Bộ phải tuân thủ những quy định sau:

1. Về nội dung vàthành phần cùng dự:

a) Phải có nội dung chươngtrình đã được Bộ trưởng hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt trước, thông qua VụHợp tác Quốc tế để đăng ký với Văn phòng Bộ tối thiểu trước 2 ngày để xếp lịch.

b) Trong trường hợpđối tác nước ngoài liên hệ trực tiếp với Lãnh đạo Bộ thì Văn phòng Bộ thông báocho Vụ Hợp tác Quốc tế phối hợp thực hiện.

c) Vụ Hợp tác Quốc tếcần trao đổi trước với khách để tìm hiểu về những nội dung sẽ làm việc, đồngthời đề xuất các phương án xử lý và thành phần tham dự để trình Lãnh đạo Bộduyệt.

d) Khi Bộ trưởng hoặcThứ trưởng làm việc với đối tác nước ngoài Vụ Hợp tác Quốc tế cử Lãnh đạo vàchuyên viên cùng dự. Chuyên viên Vụ Hợp tác Quốc tế được phân công cùng tiếpkhách phải đến trước 10 phút để kiểm tra phòng tiếp, đón và dẫn khách vào phòngtiếp khách, ghi biên bản nội dung của buổi tiếp.

2. Đối tượng tiếp:

a) Bộ trưởng tiếp cácđối tác nước ngoài ở cấp Đại sứ, Bộ hoặc Thứ trưởng và cấp tương đương.

b) Thứ trưởng tiếp cácđối tác nước ngoài do Bộ trưởng phân công.

c) Các quan chức caocấp từ các Bộ, Ngành hoặc các Tổ chức Quốc tế tuỳ theo tính chất công việc, VụHợp tác Quốc tế cùng Văn phòng xem xét tham mưu cho Lãnh đạo Bộ.

Điều 18. Lãnh đạo Bộ tiếp xã giao:

1. Văn phòng bố tríphòng làm việc và phục vụ.

2. Vụ Hợp tác Quốc tếcó trách nhiệm:

a. Làm tờ trình để báocáo Lãnh đạo Bộ.

b. Chuẩn bị nội dung.

c. Dự kiến thành phầntiếp khách cùng Lãnh đạo Bộ.

Điều 19. Lãnh đạo Bộ tiếp và làm việcvới các đoàn ngoại giao (Bộ, Thứ trưởng hoặc cấp tương đương) các đơn vị đượcphân công chịu trách nhiệm như sau:

1. Văn phòng Bộ:

a. Bố trí phòng họp,gửi giấy mời hợp.

b. Treo cờ Việt Nam vàcờ của nước hoặc Tổ chức quốc tế đến làm việc tại trụ sở Bộ.

2. Vụ Hợp tác Quốc tế:

a. Lập kế hoạch vàphối hợp với các Vụ, Cục và đơn vị liên quan để chuẩn bị nội dung và tổ chứcđón đoàn trình Lãnh đạo Bộ duyệt.

b. Lập dự toán kinhphí đón đoàn.

c. Bố trí khách sạn vàphương tiện đi lại cho khách.

d. Bố trí đón tiễn tạisân bay theo quy định của Chính phủ.

đ. Đón khách đến làmviệc tại Bộ.

e. Bố trí lễ tân,chuẩn bị bộ đồ ký, cờ...

g. Bố trí phiên dịch(nếu cần).

Điều 20. Đối với cấp Vụ, Cục hoặc đơnvị tiếp các đoàn trong phạm vi dự án và chương trình đã được Lãnh đạo Bộ phâncông thì Lãnh đạo đơn vị đó tổ chức tiếp và chịu trách nhiệm về nội dung, thànhphần tham dự. Nội dung làm việc cần được thông báo cho Vụ Hợp tác Quốc tế đểtheo dõi phối hợp thực hiện nếu thấy cần thiết.

Điều 21. Đối với cấp chuyên viên doLãnh đạo Vụ, Cục và đơn vị phân công tiếp trong phạm vi chương trình, Dự án đượcBộ duyệt.

Chuyên viên không tiếpcác đối tác khi không được phân công. Trường hợp phát sinh mới thì chuyên viênphải báo cáo cho Lãnh đạo Vụ, Cục, đơn vị của mình và thông báo cho Vụ Hợp tácQuốc tế để xử lý giải quyết kịp thời.

CHƯƠNG IV

ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VĂN KIỆN:

Điều 22. Thủ tục đàm phán ký kết thựchiện theo Pháp lệnh về ký kết và thực hiện Điều ước quốc tế (do Chủ tịch nướcban hành ngày 20/8/1998) và phải đặc biệt chú ý đến các quy định về:

1. Hoàn tất thủ tụcphê duyệt trước khi ký kết.

2. Hoàn tất thủ tụcbảo đảm tư cách pháp nhân của người được ký vào văn kiện.

3. Thủ tục lễ tân khiký kết.

4. Kinh phí và nghi lễký kết văn kiện.

Điều 23. Vụ Hợp tác Quốc tế phối hợpvới các Vụ, Cục chức năng, các đơn vị liên quan trong và ngoài Bộ để chuẩn bịnội dung văn kiện của dự án hoặc chương trình và các thủ tục phê duyệt theo quyđịnh trước khi ký kết.

Đơn vị chủ dự án và chươngtrình chịu trách nhiệm về kinh phí cho việc ký kết đó.

Điều 24. Việc ký kết Văn kiện giữa Bộvới đối tác nước ngoài do Vụ trưởng Vụ Hợp tác Quốc tế chủ trì phối hợp vớiChánh Văn phòng Bộ và các đơn vị liên quan tổ chức lễ ký theo quy định củaChính phủ.

Riêng các đơn vị, thìdo Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức lễ ký các Văn kiện hợp tác cónội dung chuyên môn được phân công quản lý và thông báo kết quả về Vụ Hợp tácQuốc tế.

Điều 25. Văn kiện ký kết với đối tác nướcngoài, bản chính được lưu trữ tại Ban quản lý dự án, chương trình hoặc đơn vịthực hiện.

Sau 10 ngày ký kết Vănkiện, Ban quản lý dự án, chương trình hoặc đơn vị thực hiện phải sao gửi cácVăn kiện trên cho Văn phòng Bộ, Vụ Hợp tác Quốc tế và các đơn vị có liên quan.

Khi dự án, chươngtrình kết thúc, Ban quản lý dự án, chương trình phải chỉnh lý hồ sơ gốc của dựán đưa về lưu trữ tại Bộ.

  CHƯƠNG V

HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ:

Điều 26. Hội nghị, Hội thảo phải xinphép Chính phủ:

1. Hội nghị, hội thảoquốc tế cấp cao, thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức đại diệnChính phủ các nước, các tổ chức Quốc tế.

2. Hội nghị, hội thảoquốc tế có nội dung liên quan đến đường lối chính sách chiến lược quan trọngcủa Đảng và Nhà nước.

3. Hội nghị, hội thảoquốc tế về các vấn đề dân tộc, tôn giáo, xã hội phức tạp.

4. Hội nghị,hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến phạm vi bí mật Nhà nước.

5. Hội nghị, hội thảoquốc tế mang tính chất liên ngành, gồm nhiều lĩnh vực.

6. Hội nghị, hội thảoquốc tế về các vấn đề tổ chức, cải cách hành chính.

Điều 27. Lãnh đạo Bộ quyết định việc tổchức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc Bộ và cho phép các đơn vị trực thuộc tổchức các hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung về chuyên môn, nghiệp vụ, khoahọc kỹ thuật, công nghệ thuộc lĩnh vực quản lý Nhà nước của Bộ.

1. Đơn vị tổ chức hộinghị, hội thảo có khách nước ngoài tham dự cần chuẩn bị báo cáo với Bộ các nộidung như sau:

a. Mục đích và nộidung.

b. Thành phần tham dự.

c. Địa điểm và thờigian tổ chức.

d. Người tổ chức vàkinh phí.

đ. Các tài liệu cầncung cấp cho đại biểu.

2. Thủ trưởng đơn vị đượcphân công tổ chức hội nghị, hội thảo chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng để bảođảm hội thảo đạt kết quả tốt. Sau hội nghị, hội thảo thủ trưởng các đơn vị phảiviết báo cáo kết quả và đề xuất nội dung về hợp tác với đối tác nước ngoàitrình Bộ trưởng. (Theo mẫu số 2 kèm theo).

Điều 28. Đối với các hội nghị, hội thảongoài phạm vi chương trình, dự án thủ trưởng đơn vị tổ chức cần trình Lãnh đạoBộ phê duyệt (qua Vụ Hợp tác Quốc tế) trước 30 ngày.

Điều 29. Đối với các hội nghị, hội thảothuộc phạm vi chương trình và dự án đã được duyệt, Giám đốc chương trình hoặcdự án chịu trách nhiệm trình Lãnh đạo Bộ duyệt và tổ chức thực hiện.

Đối với các chươngtrình, dự án do Bộ uỷ quyền cho các đơn vị quản lý, thủ trưởng đơn vị đó chịutrách nhiệm trình Lãnh đạo Bộ duyệt và tổ chức thực hiện.

CHƯƠNG VI

KHẢO SÁT, THAM QUAN HIỆN TRƯỜNG:

Điều 30. Việc tổ chức tham quan hiện trườngtrên lãnh thổ Việt Nam cho đối tác nước ngoài phải được Bộ duyệt các nội dungsau:

1. Mục đích, nội dungvà địa điểm khảo sát, tham quan.

2. Lịch trình khảosát, tham quan, thành phần đoàn, kinh phí thực hiện. (Thực hành tiết kiệm).

3. Các thủ tục liênquan đến việc tổ chức khảo sát, tham quan nhằm bảo đảm an toàn cho khách và anninh của Việt Nam.

Những nội dung trênphải được thông báo trước cho đơn vị đón khách và địa phương nơi đoàn đến.

Điều 31. Đối với các cuộc khảo sát,tham quan ngoài phạm vi dự án và chương trình đã được cấp có thẩm quyền duyệtthì Thủ trưởng đơn vị phải báo cáo Bộ (thông qua Vụ Hợp tác Quốc tế và Vụ Tổchức Cán bộ) tối thiểu trước 5 ngày.

Điều 32. Các cuộc khảo sát, tham quantrong phạm vi các dự án và chương trình đang thực hiện thuộc trách nhiệm củaGiám đốc dự án.

CHƯƠNG VII

NHỮNG QUY ĐỊNH KHÁC

Điều 33. Hàng năm các đơn vị trực thuộcBộ phải làm kế hoạch các đoàn vào theo mẫu thống nhất (phụ lục 1), gửi về VụHợp tác Quốc tế và Vụ Tài chính Kế toán trước ngày 20/9.

Điều 34. Vụ Hợp tác Quốc tế là cơ quanđược Bộ giao hướng dẫn các đơn vị lập kế hoạch đoàn vào và phối hợp với Vụ Tàichính Kế toán tổng hợp kế hoạch trình Bộ duyệt. Các đoàn vào làm việc với Lãnhđạo Bộ do Vụ Hợp tác Quốc tế chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan lập kếhoạch để báo cáo Bộ.

Điều 35. Sau khi khách rời Việt Nam,đơn vị đón đoàn phải kịp thời báo cáo kết quả làm việc cho Bộ (gửi Vụ Hợp tácQuốc tế và Vụ Tổ chức Cán bộ) và trong thời hạn 30 ngày phải quyết toán tàichính với Vụ Tài chính Kế toán (phần do ngân sách cấp).

Tuần cuối cùng hàngtháng, Vụ Hợp tác Quốc tế tổng hợp nội dung các buổi tiếp khách báo cáo Lãnhđạo Bộ và thông báo cho các cơ quan liên quan để thực hiện.

Điều 36. Tặng phẩm theo quy định củaChính phủ tặng Trưởng đoàn, Phu nhân hoặc Phu quân. Trong trường hợp đặc biệtcó thể tặng đoàn viên chính thức và tuỳ tùng là quan chức. Tặng phẩm là sảnphẩm do ta sản xuất và có nội dung biểu hiện bản xắc văn hoá dân tộc. Về giátrị của tặng phẩm theo quy định của Bộ Tài chính. Tặng phẩm do Lãnh đạo Bộquyết định.

Điều 37. Trang phục:

Nam: Mùa Đông: (từ ngày 15/10 đếnngày 14/4)

Comple, cra -vat.

Mùa Hè: (từ ngày 15/4đến ngày 14/10).

Áo sơ mi màu sáng, cra - vat.

Nữ: - Trang phục dân tộc (áodài).

- Trang phục công sở.

CHƯƠNG VIII

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 38. Thủ trưởng các đơn vị có tráchnhiệm phổ biến cho cán bộ, công chức của đơn vị mình thực hiện đúng quy địnhcủa Quy chế này.

Điều 39. Trong quá trình thực hiện nếucó vấn đề gì vướng mắc các đơn vị cần kịp thời phản ánh về Bộ (Qua Vụ Hợp tácQuốc tế) để sửa đổi, bổ sung và điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với tình hìnhthực tế./.