QUYẾT ĐỊNH CỦA BỘ TRƯỞNG
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
Về việc ban hành quy chế tổ chức và thực hiện
Dự án Phát triển chè và cây ăn quả
BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
Căn cứ Nghị định số73/CP ngày 01/11/1995 của Chính phủ qui định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạnvà tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn;
Căn cứ Hiệp địnhvay vốn dự án Phát triển chè và cây ăn quả số VIE 1781(SF) ký ngày 1/10/2001giữa Chính Phủ Việt Nam và Ngân hàng Phát triển châu á (ADB);
Căn cứ Nghị Định số17/2001/NĐ-CP ngày 14/5/2001 của Thủ tướng Chính Phủ về việc ban hành quy chếquản lý và sử dung nguồn hỗ trợ phát triển chính thức;
Căn cứ Quyết định132/1999/BNN/QĐ-HTQT ngày 22/9/1999 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và PTNT vềviệc ban hành quy chế quản lý các chương trình dự án có sử dụng nguồn hỗ trợ nướcngoài thuộc trách nhiệm của Bộ Nông nghiệp và PTNT;
Xét đề nghị của TrưởngBan Quản lý các Dự án Nông nghiệp, Vụ trưởng Vụ Tổ chức Cán bộ và Giám đốc Dựán Phát triển chè và cây ăn quả;
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết địnhnày "Quy chế về Tổ chức và thực hiện dự án Phát triển chè và cây ănquả".
Điều 2: Quyết định này có hiệu lực sau15 ngày kể từ ngày ký, mọi qui định trước đây trái với qui chế này đều bãi bỏ.
Điều 3: Chánh văn phòng, Vụ trưởng VụTổ chức cán bộ, thủ trưởng các đơn vị có liên quan, Trưởng Ban Quản lý các Dựán Nông nghiệp, Giám đốc Dự án Phát triển chè và cây ăn quả chịu trách nhiệmthi hành quyết định này./.
QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN
DỰ ÁN PHÁT TRIỂN CHÈ VÀ CÂY ĂN QUẢ
(Ban hành theo Quyết định số: 103/2001/QĐ-BNN-TCCB
ngày 29 tháng 10 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệpvà Phát triển nông thôn)
Chương I
Những quy định chung
Điều 1: Quy chế này quy định cácnguyên tắc chung và các điều khoản chi tiết về việc tổ chức và thực hiện Dự ánPhát triển cây chè và cây ăn quả, trên cơ sở văn kiện Hiệp định tín dụng pháttriển số 1781 VIE (SF) được ký giữa nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam vàNgân hàng Phát triển Châu Á(ADB) ngày 01 tháng 10 năm 2001.
Điều 2: Mọi hoạt động và mối quan hệcủa các Ban Quản lý dự án Trung ương (CPO) và Ban Quản lý Dự án tỉnh (PPMU)phải tuân thủ chặt chẽ theo Hiệp định dự án, các quy định hiện hành của phápluật Việt Nam và các quy định tại quy chế này.
Các điều khoản trongbản quy chế này được xây dựng trên nội dung các văn kiện chủ yếu sau:
- Hiệp định tín dụngdự án Phát triển cây chè và cây ăn quả số 1781 VIE (SF) giữa Nước Cộng hoà xãhội chủ nghĩa Việt Nam và Ngân hàng Phát triển châu á (ADB), ký ngày 01 tháng10 năm 2001 và các văn kiện chính thức kèm theo Hiệp định.
- Nghị định17/2001/NĐ-CP ngày 14/5/2001 của Thủ tướng Chính Phủ về việc ban hành Quy chếquản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức.
- Quyết định100/BNN/TCCB/QĐ ngày 3/7/1999 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nôngthôn về việc thành lập Ban quản lý các dự án nông nghiệp.
- Quyết định132/1999/BNN/QĐ/HTQT ngày 22/9/1999 của Bộ trưởng Bộ nông nghiệp và Phát triểnnông thôn về việc Ban hành Quy chế quản lý các chương trình và dự án có sử dụngnguồn hỗ trợ của nước ngoài thuộc trách nhiệm của Bộ Nông nghiệp và Phát triểnnông thôn.
- Quyết định của Bộ trưởngBộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn số 289/BNN/TCCB/QĐ ngày 28/6/2001 vềviệc thành lập Ban Quản lý dự án Phát triển cây chè và cây ăn quả.
Chương II
Tổ chức bộ máy của dự án
Điều 3: Cơ cấu tổ chức của dự án
Tổ chức của dự án Pháttriển chè và cây ăn quả bao gồm:
a/ Ban Chỉ đạo dự ánTrung ương (PSC) do Thứ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn làTrưởngBan.
b/ Ban Quản lý dựánTrung ương (CPO).
c/ Ban Chỉ đạo dự ántỉnh (PPSC).
d/ Ban Quản lý dự ántỉnh (PPMU).
e/ Ban thực hiện dự án(PIU) của Ngân hàng nông nghiệp và PTNT, Viện nghiên cứu rau quả, Viện nghiêncứu chè, Viện công nghệ sau thu hoạch thành phố Hồ Chí Minh, Viện nghiên cứucây ăn quả miền Nam.
Điều 4: Các Ban Chỉđạo dự án
A. Ban Chỉ đạo dựán Trung ương (PSC):
1/ Thành phần:
- Ban chỉ đạo Dự ánTrung ương gồm có: Thứ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là TrưởngBan chỉ đạo dự án. Các thành viên của Ban Chỉ đạo dự án bao gồm đại diện của BộTài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Ngân hàng nông nghiệp và Phát triển nông thôn,Ngân hàng nhà nước Việt Nam, Vụ Hợp tác quốc tế của Bộ Nông nghiệp và Pháttriển nông thôn, Cục Khuyến nông và Khuyến lâm, đại diện khối doanh nghiệp tưnhân ngành chè và cây ăn quả, Ban Quản lý các dự án nông nghiệp, Giám đốc dự ánPhát triển chè và cây ăn quả, Giám đốc dự án là thư ký cho Ban chỉ đạo.
2/ Nhiệm vụ của BanChỉ đạo dự án Trưng ương:
a/ Ban chỉ đạo dự áncó trách nhiệm điều phối, giám sát các hoạt động của dự án căn cứ theo văn kiệnHiệp định dự án
b/ Chỉ đạo, điều phốivà thúc đẩy việc thực hiện dự án, hướng dẫn thông qua Ban Quản lý dự án Trung ươngtrong các vấn đề chính sách, chế độ của dự án
c/ Phê duyệt các kếhoạch vốn, kế hoạch hoạt động và mua sắm của dự án
d/ Phê duyệt các hợpđồng, kết quả đấu thầu mua sắm, xây lắp và tư vấn của dự án
đ/ Chỉ đạo dự án xâydựng các văn bản liên Bộ, cấp Bộ và các Quy định, Quy chế liên quan đến dự ántrình Bộ và Nhà nước ban hành
e/ Phối hợp cùng vớinhà tài trợ đưa ra các điều chỉnh cần thiết cho dự án để đảm bảo dự án hoạtđộng có hiệu quả.
g/ Các thành viên thườngtrực của Ban Chỉ đạo dự án họp định kỳ 6 tháng một lần. Các cuộc họp bất thườngsẽ được tổ chức theo yêu cầu cụ thể công việc của dự án và theo đề nghị của TrưởngBan chỉ đạo dự án.
3/ Chế độ làm việccủa Ban chỉ đạo Dự án Trung ương
a/ Ban chỉ đạo họp ítnhất 6 tháng 1 lần hoặc theo yêu cầu cụ thể của dự án.
b/ Ban chỉ đạo hoạtđộng kiêm nhiệm và tự giải thể khi hoàn thành nhiệm vụ.
B. Ban Chỉ đạo dựán tỉnh (PPSC):
1/ Thành phần:
Ban chỉ đạo dự án tỉnhgồm: Phó Chủ tịch Uỷ Ban nhân dân tỉnh làm Trưởng ban, các thành viên là đạidiện gồm Giám đốc Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (DARD) là Phó ban thườngtrực và đại diện của các cơ quan Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triểnnông thôn (VBARD) tỉnh, Hội Nông dân tỉnh, Hội liên hiệp Phụ nữ tỉnh, Giám đốcdự án PPMU là thành viên và thư ký của PPSC.
2/ Nhiệm vụ:
Các PPSC được thànhlập ở mỗi tỉnh có dự án và chịu trách nhiệm hướng dẫn các PPMU tại tỉnh mình vềvấn đề thực hiện dự án và chính sách.
3/ Chế độ làm việc:
Ban Chỉ đạo dự án tỉnhhọp 3 tháng một lần, hoặc theo yêu cầu cụ thể công việc.
Điều 5: Các BanQuản lý dự án
A. Ban Quản lý Dựán Trung ương (CPO):
1/ Tổ chức bộ máy:
Ban Quản lý dự ánTrung ương Dự án Phát triển chè và cây ăn quả trực thuộc Ban Quản lý các Dự ánnông nghiệp( gọi là Ban Quản lý Dự án Trung ương hay Văn phòng dự án), tên giaodịch tiếng Anh là Central Project Office-CPO. Ban Quản lý Dự án trung ương cótrụ sở đặt tại Hà Nội, được mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng, hạch toán độclập và được sử dụng con dấu của Ban Quản lý các dự án Nông nghiệp để giao dịch.
Ban Quản lý dự ánTrung ương (hoặc Văn phòng Dự án) có 1 Giám đốc, Phó Giám đốc, kế toán dự án vàcác cán bộ nhân viên dự án. Giám đốc dự án là người chịu trách nhiệm trước TrưởngBan chỉ đạo dự án về mọi hoạt động của dự án.
Ban Quản lý dự ánTrung ương là cơ quan thường trực của Dự án Phát triển chè và cây ăn quả, làđầu mối giao dịch với các tổ chức trong và ngoài nước có chức năng quản lý điềuhành thực hiện Dự án Phát triển cây chè và cây ăn quả tuân thủ theo Hiệp địnhDự án số 1781 VIE (SF) và các văn bản cam kết hoặc thoả thuận ký kết giữa phíaViệt Nam và Ngân hàng Phát triển châu Á (ADB), đồng thời chấp hành các chính sách chế độ và qui định hiệnhành của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
2/ Nhiệm vụ của BanQuản lý dự án Trung ương.
a/ Giúp Ban chỉ đạo dựán tổ chức, triển khai thực hiện các mục tiêu và các hoạt động của dự án và cáccơ quan tham gia thực hiện.
b/ Xây dựng, qui chếtổ chức thực hiện dự án, định mức kinh tế kỹ thuật và định mức chi tiêu cho dựán, đề nghị Trưởng ban chỉ đạo xem xét và trình Bộ ban hành.
c/ Căn cứ vào nội dungghi trong Hiệp định, lập kế hoạch hoạt động, tổng dự toán hàng năm của dự ánbao gồm cả vốn ADB và vốn đối ứng gửi Trưởng ban chỉ đạo xem xét và trình Bộduyệt, tổ chức triển khai các hoạt động của dự án sau khi kế hoạch đã được phêduyệt.
d/ Tiếp nhận tiền vốncủa dự án và phân bổ sử dụng theo kế hoạch được duyệt.
đ/ Tuyển chọn cán bộnhân viên của dự án theo phân cấp và trình Bộ ra quyết định.
e/Tổ chức các lớp đàotạo, tập huấn đội ngũ cán bộ, kỹ thuật viên, nhân viên nghiệp vụ tham gia dựán.
g/ Chuẩn bị hồ sơ mờithầu, thực hiện đấu thầu tuyển chọn chuyên gia quốc tế và trong nước, tổ chứcđấu thầu xây dựng và mua sắm vật tư, thiết bị thuộc dự án theo qui chế hiệnhành của Nhà nước và Quy định của Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB).
h/ Thực hiện các hoạtđộng theo kế hoạch đã được phê duyệt và tổng hợp báo cáo định kỳ về tiến độ vàkết quả thực hiện dự án gửi Trưởng ban chỉ đạo xem xét, trình Bộ và đối tác nướcngoài theo qui định.
i/ Tổ chức việc kiểmtoán, quyết toán hàng năm và quyết toán khi kết thúc dự án.
B. Ban Quản lý dựán tỉnh (PPMU) và các Ban thực hiện dự án (PIU):
1/ Tổ chức:
Các Ban Quản lý dự ántại các tỉnh (PPMU) và các đơn vị tham gia dự án được mở tài khoản tại ngânhàng và được sử dụng con dấu của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tại cáctỉnh và sử dụng con dấu của các đơn vị thực hiện dự án để giao dịch.
Ban Quản lý dự án tỉnhcó Trưởng và Phó ban PPMU, kế toán, các cán bộ chuyên trách và nhân viên hợpđồng. Các Ban PPMU chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện.
2/ Nhiệm vụ của Banquản lý dự án tỉnh:
a/ Thực hiện dự án củacác tỉnh tương ứng.
b/ Quản lý về tàichính của các thành phần dự án tương ứng.
c/ Lập các chươngtrình đào tạo và phối hợp đào tạo ở cấp tỉnh.
d/Phối hợp với cácViện Nghiên cứu liên quan thiết lập hệ thống cấp giấy chứng nhận vườn ươm.
đ/ Thiết lập hệ thốngthông tin thị trường.
e/ Mua sắm trang thiếtbị theo phân cấp.
g/ Giám sát tiến độthực hiện dự án ở cấp tỉnh.
h/ Lập các báo cáo, kếhoạch, tiến độ và kế toán ở cấp tỉnh để trình lên CPO
i/ Giám sát và đánhgiá các hoạt động của dự án bao gồm cả các biện pháp bảo vệ môi trường do cácBên vay phụ thực hiện.
Trước khi bắt đầu dựán, các PPMU phải chuẩn bị các kế hoạch phát triển chi tiết ở cấp tỉnh, trongđó chỉ ra các khu vực có tiềm năng phát triển cây chè và cây ăn quả, quan tâmđúng mức đến hạ tầng cơ sở và các thiết bị chế biến. Các kế hoạch này cũng cầnnêu ra yêu cầu đào tạo và hợp tác giữa các cơ quan có liên quan trong quá trìnhtiến hành các hoạt động của dự án.
C. Ngân hàng nôngnghiệp và PTNT (VBARD)
Ngân hàng nông nghiệp vàPhát triển nông thôn (VBARD)chịu trách nhiệm thành lập PIU tại trụ sở chính đểthực hiện Hợp phần tín dụng;
PIU do Phó tổng giámđốc của VBARD làm Trưởng Ban và gồm có một Giám đốc thường trực và một số nhânviên có năng lực. Các hệ thống báo cáo và số liệu thống kê do VBARD lập trongdự án tín dụng nông thôn do ADB tài trợ sẽ được chấp nhận các sửa đổi phù hợpđể đáp ứng các yêu cầu của dự án, PIU chịu trách nhiệm:
a/ Lập kế hoạch côngtác và ngân sách hàng năm.
b/ Duy trì các tàikhoản hợp lý và các báo cáo chi tiêu.
c/ Tiếp tục tài trợcác khoản vay phụ hợp lý.
d/ Chuyển các đơn xinvay vốn phụ có số lượng vay vượt quá $50.000 cùng với đề xuất cụ thể để Ngânhàng Phát triển châu Á thông qua.
đ/ Lưu giữ các hồ sơvề đơn xin rút vốn và giải ngân.
e/ Kiểm tra việc hoạtđộng dự án của các chi nhánh của VARD thuộc các tỉnh có dự án.
g/ Kiểm tra hoạt độngcủa các khoản vốn vay phụ.
h/Thu thập và đốichiếu các số liệu thống kê liên quan đến dự án.
i/ Soạn và trình cácbáo cáo cần thiết và các số liệu thống kê cho CPO, Bộ Tài chính (MOF) và ADB.
k/ Tham gia vào quátrình soạn thảo và chỉnh lý các sổ tay kỹ thuật được chuẩn bị trong dự án để hướngdẫn tới các hộ nông dân.
Chậm nhất trong vòngmột năm kể từ ngày dự án có hiệu lực, Bên vay bảo đảm VBARD sẽ soạn thảo côngbố một chính sách cho vay, đề ra các điều khoản và các điều kiện để có thể đượcvay vốn cho các tiểu dự án, trước khi xuất bản, dự thảo sổ tay kỹ thuật sẽ đượctrình ADB xem xét chấp nhận.
Các Viện Nghiên cứuchịu trách nhiệm tiến hành các nghiên cứu thích hợp về nông học, chế biến vàbảo quản sau thu hoạch. Trong trường hợp được yêu cầu, các Viện Nghiên cứu sẽhỗ trợ các PPMU trên cơ sở hợp đồng trong việc: (i) Chuẩn bị toàn bộ khâu kỹthuật; (ii) Lập các tiêu chuẩn và thiết lập hệ thống cấp chứng nhận vườn ươm;(iii) Cung cấp địa điểm và thiết bị đào tạo nâng cao các cán bộ của Sở Nôngnghiệp và Phát triển nông thôn (DARD) và (iv) Mua sắm trang thiết bị cho cácHợp phần được phân cấp cho các Viện Nghiên cứu trên cơ sở thông qua Bộ Nôngnghiệp và Phát triển nông thôn (MARD) phê duyệt.
Chương III
Chuyên gia và nhân viên của Dự án
Điều 6: Nhiệm vụ của các chuyên gia vànhân viên
Tất cả các chuyên giavà nhân viên của dự án, bao gồm người Việt Nam và người nước ngoài, đều cónhiệm vụ:
1/ Hoàn thành cácnhiệm vụ với chất lượng tốt và đúng thời hạn, các công việc được giao theo bảnmô tả công việc trong hợp đồng hoặc các công việc được giao.
2/ Báo cáo trung thựcvà đầy đủ các công việc được giao.
3/ Duy trì mối quan hệcông tác với các đồng nghiệp, các cơ quan liên quan. Các chuyên gia và nhânviên của dự án chỉ được quyền giao dịch với các cơ sở của Việt Nam và nướcngoài theo sự phân công của Lãnh đạo Ban Quản lý dự án. Không được phép xinhoặc nhận bất cứ khoản phí, tiền thưởng, quà biếu, v.v...của các tổ chức hay cánhân khác cho những công việc có liên quan đến nhiệm vụ đang thực hiện.
4/ Tuân thủ pháp luậtvà các chính sách của Việt Nam, các quy chế của Bộ Nông nghiệp và Phát triểnnông thôn và Quy định của dự án, đặc biệt trong công tác bảo mật thông tin, tàiliệu, bảo vệ tài sản.
5/ Không ngừng họctập, rèn luyện, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ và năng lựccông tác thông qua các hoạt động của dự án.
6/ Đóng đầy đủ và đúnghạn các khoản thuế và nghĩa vụ theo qui định.
Chương IV
Quản lý tài chính và tài sản
Điều 7: Kế hoạchtài chính.
1/ Tài chính do ADB vàChính phủ Việt Nam cung cấp được sử dụng theo đúng hạng mục và các thủ tục đãqui định trong Văn kiện dự án, tuân thủ đầy đủ các qui định hiện hành của ADBvà Chính phủ Việt Nam.
2/ Mọi trường hợp thayđổi, điều chỉnh các hạng mục đều phải báo cáo Ban chỉ đạo phê duyệt để xem xét,quyết định.
3/ Kế hoạch hoạt độngvà tài chính hàng năm do Ban Quản lý dự án xây dựng để trình lên Ban Chỉ đạo dựán phê duyệt.
Điều 8: Kế toán.
1/ Kế toán dự án đượcthực hiện theo đúng các qui định trong Hiệp định vay vốn và quy định hiện hànhcủa ADB và Chính phủ Việt Nam.
2/ Mọi hóa đơn, chứngtừ thu chi phải được lưu giữ đầy đủ tại văn phòng dự án.
Ban Quản lý dự án phảithiết lập hệ thống kế toán trên máy vi tính theo qui định.
Điều 9: Quyết toán và báo cáo tàichính.
1/ Hàng quý và hàngnăm, Giám đốc dự án phải thực hiện báo cáo quyết toán tài chính với Ban Chỉ đạodự án, các Vụ chức năng và các Bộ hữu quan theo biểu mẫu quy định.
2/ Báo cáo tài chínhtừng quý và từng năm phải được gửi cho Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn,Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính, Văn phòng Chính phủ đúng hạn. Báo cáo quíchậm nhất 15 ngày và Báo cáo năm chậm nhất 20 ngày sau khi kết thúc quý và năm.
Điều 10: Kiểm toán.
1/Tài chính hàng nămcác hợp phần được kiểm toán bằng kiểm toán viên độc lập do CPO tuyển chọn, ADBvà Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phê duyệt.
2/ Báo cáo kiểm toánhàng năm phải được gửi cho Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, các Cơ quanquản lý của Chính phủ và ADB.
3/ Giám đốc dự án cótrách nhiệm giải trình các vấn đề liên quan được nêu ra trong báo cáo kiểmtoán.
Điều 11: Tài sảncủa Dự án
1/ Mọi tài sản, thiếtbị, phương tiện, dụng cụ trang bị chung cho văn phòng CPO, PPMU, PIU mua sắm từkinh phí dự án là tài sản thuộc quyền quản lý và sử dụng của dự án trong suốtthời gian hoạt động của dự án, không ai có quyền chuyển nhượng, cho, biếu, báncác tài sản đó hoặc sử dụng cho mục đích riêng.
2/ Việc mua sắm cáctrang thiết bị, tài sản phải được tiến hành theo qui định mua sắm của ADB vàViệt Nam. Việc mua sắm các tài sản và xây lắp phải tuân thủ theo quy định vềphân cấp mua sắm cho dự án.
3/ Ban Quản lý dự ánCPO có trách nhiệm soạn thảo, ban hành qui chế quản lý tài sản, sử dụng xe cộ,điện thoại, điện nước của dự án. Các Ban PPMU, PIU có trách nhiệm tổ chức tốtviệc sử dụng, bảo quản, bảo dưỡng, sữa chữa để tài sản của dự án luôn ở trongtình trạng kỹ thuật tốt.
3/ Sau khi kết thúc dựán, tất cả các tài sản và hồ sơ tài sản phải được bàn giao đầy đủ theo đúng quyđịnh của Nhà nước và của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Chương V
Quản lý tài liệu và chế độ báo cáo
Điều 12: Tài liệucủa Dự án
1/ Mọi tài liệu do cácHợp phần soạn thảo, thu thập, xử lý ở dạng văn bản, tư liệu trên đĩa từ, phimảnh, băng ghi tiếng, ghi hình... đều là tài sản dự án và chỉ được sử dụng chomục đích công vụ, theo qui định hiện hành của Việt Nam
2/ Khi dự án kết thúc,mọi tài liệu được chuyển giao đầy đủ và nguyên trạng cho Bộ Nông nghiệp và Pháttriển nông thôn.
Điều 13: Ngôn ngữ
Ngôn ngữ chính thức sửdụng trong tài liệu dự án là tiếng Anh và tiếng Việt. Mọi tài liệu chính thứcquan trọng của dự án phải có 2 bản: bản tiếng Anh và tiếng Việt, với nội dunghoàn toàn giống nhau và có giá trị như nhau.
Điều 14: Quản lýtài liệu
1/ Mọi công văn, giấytờ, thư từ, fax, điện tín...mà dự án gửi đi trong và ngoài nước đều phải có bảnchính lưu tại Văn phòng dự án, có sổ theo dõi . Các văn bản gửi đi phải đượcđánh số thứ tự, ghi rõ ngày tháng, người soạn thảo và phải ghi tiêu đề hoặcbiểu tượng của dự án.
2/ Các tài liệu quantrọng, các báo cáo tiến độ, báo cáo kỹ thuật, báo cáo tài chính...đều là tàiliệu mật không công bố và được sử dụng theo qui chế tài liệu công vụ.
3/ Các cán bộ dự ánchịu trách nhiệm quản lý chặt chẽ việc sử dụng đúng mục đích các tài liệu củadự án theo tinh thần của qui chế này và các qui định hiện hành của Nhà nướcViệt Nam.
Điều 15: Phát hànhtài liệu.
1/ Các ấn phẩm và tàiliệu do dự án phát hành rộng rãi ngoài Văn phòng dự án (tài liệu hội thảo, hộinghị, sách, băng hình, bướm thông tin...) chỉ được đề cập đến nội dung kỹ thuậttheo qui định.
2/ Giám đốc CPO và cácTrưởng Ban PPMU, PIU chịu trách nhiệm về nội dung của các ấn phẩm, tài liệu doBan mình phát hành.
3/ Trước khi in ấn vàphát hành tài liệu, phải xin giấy phép của cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
Điều 16: Ban Quản lý dự án có tráchnhiệm báo cáo tiến độ hàng quí, nửa năm và hàng năm và các báo cáo đột xuấttheo yêu cầu cho Ban Chỉ đạo, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Ban Quản lý các dự án nôngnghiệp và Ngân hàng Phát triển Châu Á, không muộn hơn 3 tuần sau khi hết thời hạn báo cáo. Báo cáo tiếnđộ phải bao gồm đầy đủ các thông tin chi tiết về tình hình thực hiện nội dungkỹ thuật và tài chính của dự án.
Điều 17: Sau khi kết thúc dự án, BanQuản lý dự án Trung ương có trách nhiệm soạn thảo và trình Bộ Nông nghiệp &PTNT, các cơ quan nhà nước hữu quan và ADB báo cáo tổng kết được xây dựng theođúng các qui định của ADB và Chính phủ Việt Nam.
Điều 18: Sau khi kết thúc từng hoạtđộng được giao, các chuyên gia, cán bộ kỹ thuật có trách nhiệm xây dựng và hoàntất các báo cáo kỹ thuật theo qui định của dự án.
Điều 19: Tất cả các cán bộ tham gianhững hoạt động đào tạo ở nước ngoài trong khuôn khổ dự án đều phải hoàn thànhbáo cáo tập thể của cả đoàn và báo cáo cá nhân nộp cho Ban quản lý không chậmhơn 2 tuần sau khi chuyến đi kết thúc. Báo cáo về hoạt động đào tạo trong nước(hội thảo, tập huấn...) do Ban Quản lý dự án xây dựng và trình Bộ Nông nghiệp vàPhát triển nông thôn, các cơ quan Nhà nước hữu quan không chậm hơn 2 tuần saukhi hoạt động được hoàn tất.
Chương VI
Quan hệ giữa Ban quản lý dự án và các cơ quan chứcnăng.
Điều 20: Ban Quản lý dự án có tráchnhiệm thực hiện đầy đủ và nghiêm túc các qui định của Văn phòng Bộ về bảo vệ,phòng cháy, chữa cháy, tiết kiệm điện, nước, vệ sinh...và thanh toán đầy đủtiền thuê bao, cước phí liên lạc viễn thông, tiền điện, nước, bảo vệ... theothông báo của Văn phòng Bộ.
Điều 21: Các Vụ, Cục và các đơn vị củaBộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn theo chức năng được phân công có tráchnhiệm phối hợp chặt chẽ với các hợp phần, hướng dẫn đầy đủ các qui định của nhànước có liên quan đến dự án, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các qui định đóvà hỗ trợ cho dự án hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Đồng thời có tráchnhiệm theo dõi và tạo điều kiện thuận lợi để cán bộ đối tác thuộc quyền quản lýcủa đơn vị hoàn thành tốt công việc.
Điều 22: Khi cần thiết, Bộ Nông nghiệp vàPhát triển nông thôn và Ban Quản lý các dự án Nông nghiệp có thể tổ chức đoànkiểm tra về việc thực hiện các hoạt động và tài chính của dự án.
Điều 23: Trong trường hợp cần thiết,Ban Quản lý dự án Trung ương xin ý kiến Ban Chỉ đạo và đề nghị Vụ Tổ chức Cánbộ trình Lãnh Đạo Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn xem xét quyết định sửađổi một số điều khoản cho phù hợp với tình hình thực tế./.
