QUYẾT ĐỊNH THỐNG ĐỐCNGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

Về việcban hành Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng.

THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀNƯỚC

Căn cứ Luật Ngân hàng Nhà nướcViệt Nam số 01/1997/QH10 ngày 12 tháng 12 năm 1997;

Căn cứ Luật các Tổ chức tíndụng số 02/1997/QH10 ngày 12 tháng 12 năm 1997;

Căn cứ Nghị định số 15/CP ngày 02/3/1993 của Chính phủ về nhiệm vụ,quyền hạn và trách nhiệm quản lý nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ;

Căn cứ Quyết định số 196/TTgngày 01/4/1997 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng các dữ liệu thông tintrên vật mang tin để làm chứng từ kế toán và thanh toán của các ngân hàng và Tổ chức tín dụng;

Căn cứ Nghị định số64/2001/NĐ-CP ngày 20/9/2001 của Chính phủ về hoạt động thanh toán qua các Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán;

Theo đề nghị của Vụ trưởng VụKế toán - Tài chính,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanhtoán bù trừ điện tử liên Ngân hàng.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính, Cục trưởng Cục Công nghệ tin học ngân hàng, Giám đốcSở Giao dịch, Thủ trưởng các đơnvị thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Giám đốc chi nhánh Ngân hàng Nhà nướctỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Tổng Giám đốc (Giám đốc) các Tổ chức tín dụng chịu trách nhiệm thi hành Quyết địnhnày./.

QUY TRÌNH

Kỹ thuật nghiệp vụ thanhtoán bù trừ điện tử liên Ngân hàng

(ban hành kèm theo Quyếtđịnh số 212/2002/QĐ-NHNN ngày 20/3/2002 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước).

Phần I

CÁC QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàngnày quy định các thủ tục, trình tự về xử lý, kiểm soát, thanh toán và hạch toánkế toán các khoản thanh toán chuyển tiền có giá trị dưới 500.000.000 VNĐ (năm trăm triệu đồng) giữa các ngân hàng, tổ chức khácđược làm dịch vụ thanh toán (sau đây gọi tắt là Ngân hàng) có tham gia thanhtoán bù trừ điện tử do Ngân hàng Nhà nước tổ chức và chủ trì.

Điều 2. Kiểm soát, đối chiếu và xử lý bù trừ trong thanh toán bù trừ điện tửliên Ngân hàng.

Việc thanh toán bù trừ điện tửgiữa các ngân hàng được thực hiện theo quy trình: Lệnh thanh toán từ Ngân hàngthành viên gửi Lệnh sẽ phải qua Ngân hàng chủ trì thanh toán bù trừ điện tử đểkiểm soát, xử lý bù trừ, hạch toán kết quả thanh toán bù trừ điện tử trước khiNgân hàng thành viên nhận lệnh nhận được Lệnh thanh toán.

1. Ngân hàng chủ trì thanh toánbù trừ điện tử (sau đây gọi tắt là Ngân hàng chủ trì) có trách nhiệm:

Nhận và kiểm tra các Lệnh thanhtoán và Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì từ các ngânhàng thành viên gửi lệnh.

Lập và gửi Bảng kết quả thanhtoán bù trừ điện tử cùng các Lệnh thanh toán đã được xử lý bù trừ tới các ngânhàng thành viên.

Lập và gửi Bảng tổng hợp thanhtoán bù trừ điện tử trong ngày để thanh toán và đối chiếu doanh số thanh toánbù trừ điện tử trong ngày với các ngân hàng thành viên.

Quyết toán và hạch toán kết quảthanh toán bù trừ phát sinh giữa các ngân hàng thành viên trong ngày giao dịch.

2. Các ngân hàng thành viêntrực tiếp tham gia thanh toán bù trừ điện tử (sau đây gọi tắt là Ngân hàngthành viên) thực hiện:

Lập và gửi Lệnh thanh toán,Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì cũng như nhận các Lệnhthanh toán và Kết quả thanh toán bù trừ điện tử để hạch toán kịp thời các Lệnhthanh toán và Kết quả thanh toán bù trừ điện tử.

Lập và gửi "Điện xác nhậnkết quả thanh toán bù trừ ngày" đúng thời gian quy định để phục vụ chocông tác đối chiếu và quyết toán thanh toán bù trừ điện tử trong ngày.

Điều 3. Chứng từ sử dụng trong thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng.

1. Chứng từ ghi sổ dùng trongkế toán thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng là Lệnh thanh toán (bằng giấyhoặc dưới dạng chứng từ điện tử) và Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử (mẫuPhụ lục số 5)*. Chứng từ gốc dùng để lập Lệnh thanh toán là các chứng từ thanhtoán theo chế độ hiện hành.

2. Chứng từ thanh toán bằnggiấy phải lập theo đúng mẫu và phù hợp với Chế độ chứng từ kế toán Ngân hàng,Tổ chức tín dụng hiện hành.

3. Lệnh thanh toán dưới dạngchứng từ điện tử phải đáp ứng các chuẩn dữ liệu do Ngân hàng Nhà nước quy địnhvà phải thực hiện đúng quy định tại quy chế về lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý,bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử của các ngân hàng, Tổ chức tín dụng hiện hành của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.

Điều 4. Chuyển Nợ trong thanh toán bù trừđiện tử.

1. Tất cả các khoản chuyển tiềnNợ trong thanh toán bù trừ điện tửđều phải có ủy quyền trước: Các ngân hàng thành viên phải ký hợp đồng chuyển Nợ với nhau và phải được Ngân hàng chủ trì chấp thuậnbằng văn bản trước khi thực hiện. Ngân hàng thành viên gửi Lệnh chỉ được ghi Có tài khoản của người hoặc đơn vị thụ hưởng sau khi Ngânhàng nhận Lệnh đã hoàn thành việc ghi Nợ tài khoản của người hoặc đơn vị nhận Lệnh.

2. Các ngân hàng thành viên đãký hợp đồng chuyển Nợ vớinhau khi tham gia thanh toán bù trừ điện tử phải hoàn toàn chịu trách nhiệm vềviệc thực hiện các khoản chuyển Nợ trong hợp đồng chuyển Nợ đã ký.

Điều 5. Nguyên tắc thanh toán trong thanh toán bù trừ điện tử:

1. Ngân hàng chủ trì thực hiệnxử lý bù trừ các Lệnh thanh toán và thanh toán số chênh lệch phải trả - kết quảthanh toán bù trừ phải trả của Ngân hàng thành viên trong phạm vi khả năng chitrả thực tế của Ngân hàng thành viên tại Ngân hàng chủ trì.

Trong thời gian xử lý bù trừcủa phiên thanh toán bù trừ cũng như khi quyết toán thanh toán bù trừ trongngày, Ngân hàng chủ trì sẽ khóa số dư tài khoản tiền gửi của các ngân hàngthành viên để đảm bảo khả năng chi trả của các ngân hàng thành viên được chínhxác.

2. Trường hợp tài khoản tiềngửi của Ngân hàng thành viên bị thiếu khả năng chi trả so với kết quả thanhtoán bù trừ khi thực hiện xử lý bù trừ trong phiên thanh toán bù trừ điện tử vàkhi quyết toán thanh toán bù trừ điện tử trong ngày thì tiến hành xử lý nhưsau:

a) Nếu tại thời điểm thực hiệnphiên thanh toán bù trừ điện tử mà tại một Ngân hàng thành viên không đủ khảnăng chi trả để thanh toán cho các khoản phải trả khi xử lý kết quả thanh toánbù trừ thì Ngân hàng chủ trì xử lý như sau:

Theo nguyên tắc thanh toántrong phạm vi khả năng chi trả thực tế, Ngân hàng chủ trì sẽ không xử lý bù trừ(loại bỏ) một số Lệnh thanh toán (loại bỏ các Lệnh thanh toán theo trật tự ưutiên từ thấp đến cao theo quy định tại Điều 7 của Quy trình này).

Các Lệnh thanh toán không đượcxử lý bù trừ trong phiên thanh toán bù trừ điện tử đó sẽ được Ngân hàng chủ trìlưu lại để xử lý bù trừ vào phiên thanh toán bù trừ điện tử kế tiếp trong ngàygiao dịch (nếu có), đồng thời thông báo các Lệnh thanh toán không được xử lý bùtrừ cho Ngân hàng thành viên bị thiếu khả năng chi trả biết.

b) Nếu đến thời điểm quyết toánthanh toán bù trừ điện tử trong ngày mà Ngân hàng thành viên đó vẫn không đủ khả năng chi trả để thanh toán cho các Lệnh thanhtoán chưa được xử lý bù trừ thì Ngân hàng chủ trì sẽ tiến hành hủy bỏ các Lệnhthanh toán này. Ngoài ra, Ngân hàng chủ trì sẽ tiến hành xử lý theo khoản 8Điều 12 của Quy chế Thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng ban hành kèm theoQuyết định số 1557/2001/QĐ-NHNN ngày 14/12/2001 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước(sau đây gọi tắt là Quy chế Thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng).

Điều 6. Thời gian thực hiện trong thanh toán bù trừ điện tử.

1. Việc xác định thời điểm xử lý kết quả bù trừ của từng phiên thanh toánbù trừ cũng như số phiên thanh toán bù trừ điện tử trong ngày do Ngân hàng chủtrì quy định theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Quy chế Thanh toán bù trừ điệntử, nhưng phải đảm bảo:

Thời điểm hoàn thành quyết toánthanh toán bù trừ điện tử của ngày làm việc là 15 giờ 30 phút; Ngân hàng chủtrì chỉ nhận Lệnh thanh toán của các ngân hàng thành viên đến 15 giờ 00 phút. Các Lệnh thanh toán đến sau 15 giờ 00 phút sẽ không được chấp nhận để xử lý bù trừ.

Từ 15 giờ 00 phút đến 15 giờ 30 phút, Ngân hàng chủ trì sẽ tiếnhành đối chiếu kết quả thanh toán bù trừ điện tử trong ngày và điều chỉnh saisót cho các ngân hàng thành viên.

2. Các ngân hàng thành viêntham gia thanh toán bù trừ điện tử phải chấp hành đúng các quy định về thờiđiểm khống chế áp dụng trong thanh toán bù trừ điện tử trên đây để đảm bảo việcxử lý bù trừ, thanh toán và đối chiếu trong thanh toán bù trừ điện tử được tiếnhành thuận lợi, chính xác, kịp thời và an toàn tài sản.

Điều 7. Trật tự ưu tiên xử lý Lệnh thanh toán áp dụng trong phiên thanh toánbù trừ điện tử.

Trật tự ưu tiên xử lý các Lệnhthanh toán áp dụng trong phiên thanh toán bù trừ điện tử của quy trình thanhtoán bù trừ điện tử liên Ngân hàng này được sắp xếp theo trật tự thời gian lậpLệnh thanh toán: Lệnh thanh toán nào được lập trước sẽ được ưu tiên thanh toántrước, còn Lệnh thanh toán nào lập sau sẽ được thanh toán sau.

Phần II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

I. THỦ TỤC XIN THAM GIATHANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ

Điều 8. Thủ tục xin tham gia và xét duyệt Ngân hàng thành viên tham gia thanhtoán bù trừ điện tử.

1. Các ngân hàng thành viên cóđủ điều kiện tham gia thanh toán bù trừ điện tử (theo quy định tại Điều 2 Quychế Thanh toán bù trừ điện tử) phải gửi Ngân hàng chủ trì các giấy tờ sau:

Đơn xin tham gia thanh toán bùtrừ điện tử (theo mẫu Phụ lục số 14)*.

Giấy cam kết thực hiện các quyđịnh có liên quan khi trở thành Ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừđiện tử liên Ngân hàng.

2. Sau khi được Ngân hàng chủtrì chấp thuận bằng văn bản công nhận là Ngân hàng thành viên tham gia thanhtoán bù trừ điện tử liên Ngân hàng, Giám đốc Ngân hàng thành viên phải có vănbản giới thiệu các cán bộ (Giám đốc hoặc người được ủy quyền, Trưởng phòng kếtoán hoặc người được ủy quyền, kế toán viên thanh toán bù trừ) tham gia vào quytrình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử, trong đó xác định rõ nhiệmvụ, trách nhiệm của từng cán bộ được giới thiệu để thực hiện các phần công việctrong thanh toán bù trừ điện tử. Bản giới thiệu này được gửi trực tiếp tới Ngânhàng chủ trì.

Mỗi cán bộ của Ngân hàng thànhviên được giới thiệu tham gia vào quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bùtrừ điện tử liên Ngân hàng, tùy theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi cán bộ sẽ đượcNgân hàng chủ trì quy định chữ ký điện tử và mã khóa bảo mật (theo quy định tạiĐiều 9 Quy chế Thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng).

3. Ngân hàng chủ trì có tráchnhiệm phải thông báo danh sách các ngân hàng thành viên mới được kết nạp thamgia thanh toán bù trừ điện tử cho các ngân hàng thành viên có liên quan biết trước7 ngày để chuẩn bị thực hiện giao dịch thanh toán bù trừ điện tử.

4. Các ngân hàng thành viên đượcủy quyền (theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Quy chế Thanh toán bù trừ điện tửliên Ngân hàng) phải có trách nhiệm thông báo danh sách các ngân hàng thànhviên ủy quyền của mình cho Ngân hàng chủ trì và các ngân hàng thành viên khácbiết để thực hiện giao dịch thanh toán bù trừ điện tử.

II. QUY TRÌNH XỬ LÝ VÀHẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN VÀNGÂN HÀNG CHỦ TRÌ THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ

A. TẠI NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN GỬI LỆNH THANH TOÁN

Điều 9. Nhiệm vụ xử lý Lệnh thanh toán gửi đi thanh toán bùtrừ.

1. Các ngân hàng thành viêntham gia thanh toán bù trừ điện tử phải có trách nhiệm xử lý tất cả các chứngtừ liên quan đến thanh toán bù trừ điện tử:

Khi nhận được chứng từ thanhtoán của khách hàng, kế toán viên giao dịchphải có trách nhiệm kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. Riêng đối vớichứng từ điện tử, Ngân hàng thành viên phải in (chuyển hóa) chứng từ điện tử ragiấy ký tên, đóng dấu theo đúng quy định để phục vụ cho việc kiểm soát, bảoquản và lưu trữ.

2. Kế toán viên thanh toán bùtrừ phải có trách nhiệm chuyển đổi tất cả các chứng từ thanh toán (bao gồm cảchứng từ bằng giấy, chứng từ điện tử) liên quan đến thanh toán bù trừ điện tửsang chứng từ điện tử dưới dạng lệnh thanh toán (theo mẫu Phụ lục số 1)*. Lệnhthanh toán được lập riêng cho từng chứng từ thanh toán.

3. Trên Lệnh thanh toán gửi đithanh toán bù trừ điện tử phải có đầy đủ chữ ký điện tử của những người có liênquan chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu trên chứng từ (Giám đốchoặc người được ủy quyền, Trưởng phòng Kế toán hoặc người được ủy quyền và kếtoán viên thanh toán bù trừ).

4. Căn cứ vào các Lệnh thanhtoán đã được lập chuyển đi Ngân hàng chủ trì trong phiên thanh toán bù trừ điệntử, Kế toán viên thanh toán bù trừ lập Bảng kê các lệnh thanh toán chuyển điNgân hàng chủ trì (mẫu Phụ lục số 4)*. Đến thời điểm giao dịch của phiên thanhtoán bù trừ điện tử, các ngân hàng thành viên truyền các Lệnh thanh toán cùngvới Bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì tới Ngân hàng chủtrì để tiến hành xử lý thanh toán bù trừ điện tử.

Điều 10. Xử lý và hạch toán nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử.

1. Khi gửi Lệnh thanh toán điNgân hàng chủ trì:

Đối với Lệnh chuyển Có thì hạch toán:

Nợ TK: Thích hợp

Có TK: Thanh toán bù trừ củaNgân hàng thành viên.

Đối với Lệnh chuyển Nợ thì hạch toán:

Nợ TK: Thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên.

Có TK: Các khoản chờ thanh toánkhác.

Khi nhận được thông báo chấpnhận chuyển Nợ của Ngân hàng thành viên nhậnlệnh gửi đến, Ngân hàng thành viên gửi lệnh sẽ trả tiền vào tài khoản bằng cách(lập phiếu chuyển khoản để ghi Nợ TK cáckhoản chờ thanh toán khác, ghi Có TK kháchhàng thích hợp). Thông báo chấp nhận chuyển Nợ được lưu cùng với Lệnh chuyển Nợ.

2. Trường hợp nhận được thôngbáo từ chối chấp nhận Lệnh thanh toán và Lệnh thanh toán của Ngân hàng thànhnên nhận lệnh (trả lại vào phiên thanh toán bù trừ tiếp theo) Ngân hàng thànhviên gửi lệnh phải kiểm soát chặt chẽ, nếu hợp lệ thì hạch toán:

Đối với Lệnh chuyển Nợ, căn cứvào Lệnh chuyển Nợ trả lại, ghi:

Nợ TK: Các khoản chờ thanh toánkhác.

Có TK: Thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên.

Đối với Lệnh chuyển Có, căn cứvào Lệnh chuyển Có trả lại, ghi:

Nợ TK: Thanh toán bù trừ củaNgân hàng thành viên

Có TK: Thích hợp (trước đây đãtrích chuyển).

Ngân hàng thành viên gửi lệnhphải gửi lại cho khách hàng thông báo từ chối chấp nhận Lệnh thanh toán (ghi rõlý do).

Trường hợp nhận được các Lệnhthanh toán bị Ngân hàng chủ trì hủy bỏ hoặc trả lại tại thời điểm quyết toánthanh toán bù trừ (do Ngân hàng thành viên không đủ khả năng chi trả để thanh toán cho các lệnh thanh toán này) thì Ngân hàngthành viên gửi lệnh tiến hành xử lý như đối với trường hợp nhận được thông báotừ chối chấp nhận Lệnh thanh toán và Ngân hàng thành viên phải hoàn toàn chịutrách nhiệm trước khách hàng về việc này.

3. Trường hợp không gửi đượccác Lệnh thanh toán và Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trìtrong phiên đến Ngân hàng chủ trì do sự cố kỹ thuật, truyền tin hoặc lý dokhách quan khác Ngân hàng thành viên gửi tiến hành xử lý:

Áp dụngcác biện pháp để khắc phục nhanh nhất sự cố xảy ra, đồng thời phải thông báocho Ngân hàng chủ trì và các ngân hàng thành viên có liên quan biết để tạm dừnggửi Lệnh thanh toán với Ngân hàng thành viên này và phải lập Biên bản sự cố kỹthuật trong thanh toán bù trừ điện tử (mẫu Phụ lục số 11)*. Khi đã nối lại đượcliên lạc Ngân hàng thành viên phải thông báo cho Ngân hàng chủ trì và các ngânhàng thành viên có liên quan biết để tiến hành thanh toán bình thường.

Khi mạng truyền thông bị ngừngvì bất kỳ lý do gì, các ngân hàng thành viên bị mất liên lạc được giao nhậntrực tiếp với Ngân hàng chủ trì về các băng từ, đĩa từ có chứa Lệnh thanh toán,Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì và Bảng kết quả thanhtoán bù trừ điện tử (mẫu Phụ lục số 5)*. Khi tiến hành giao nhận băng từ, đĩatừ có chứa Lệnh thanh toán và Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàngchủ trì, các ngân hàng thành viên phải in "Bảng kê các Lệnh thanh toánchuyển đi Ngân hàng chủ trì" ra giấy nộp cho Ngân hàng chủ trì. Trên Bảngkê phải có đầy đủ dấu, chữ ký của những người liên quan chịu trách nhiệm vềtính chính xác của dữ liệu trên băng từ, đĩa từ.

B. TẠI NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN NHẬN LỆNH THANH TOÁN VÀ BẢNG KẾT QỦA THANH TOÁNBÙ TRỪ ĐIỆN TỬ DO NGÂN HÀNG CHỦ TRÌ CHUYỂN VỀ

Điều 11. Quy trình xử lý, hạch toán Lệnh thanh toán và kết quả thanh toán bùtrừ điện tử.

1. Kiểm soát Lệnh thanh toán vàcác bảng kê trong thanh toán bù trừ đến:

a) Khi nhận được các Lệnh thanhtoán cùng Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử (mẫu Phụ lục số 5)* và củaNgân hàng chủ trì gửi đến, người có trách nhiệm kiểm soát phải sử dụng mật mãcủa mình và chương trình để kiểm tra, kiểm soát chữ ký điện tử và mã khóa bảomật của Ngân hàng chủ trì (sau đây gọi tắt là chương trình) để xác định tínhđúng đắn, chính xác của Lệnh thanh toán và Bảng kết quả thanh toán bù trừ sauđó chuyển cho kế toán viên thanh toán bù trừ để xử lý tiếp.

b) Kế toán viên thanh toán bùtrừ có trách nhiệm in các Lệnh thanh toán cùng Bảng kết quả thanh toán bù trừđiện tử ra giấy (2 liên) sau đó kiểm soát kỹ các yếu tố của Lệnh thanh toán vàBảng kết quả thanh toán bù trừ để xác định:

Có đúng Lệnh thanh toán và Bảngkết quả thanh toán bù trừ của Ngân hàng chủ trì gửi tới Ngân hàng mình haykhông?

Tính hợp lệ và chính xác củacác yếu tố trên Lệnh thanh toán và Bảng kết quả thanh toán bù trừ (Lệnh chuyểnNợ có Hợp đồng chuyển Nợ không?).

Nội dung có gì nghi vấn không?

Kiểm tra, đối chiếu giữa cácyếu tố và tổng số Lệnh thanh toán nhận được với các yếu tố và tổng số Lệnhthanh toán được kê tại Phần B trênBảng kết quả thanh toán bù trừ (số Lệnh, ngày lập Lệnh, ký hiệu chứng từ, mã Ngân hàng gửi Lệnh, mã Ngân hàng nhậnLệnh, mã chứng từ và nội dung loại nghiệp vụ và số tiền) nếu có thừa, thiếu,nhầm lẫn phải tiến hành xử lý theo quy định tại Điều 23 của Quy trình này.

Kiểm tra, đối chiếu lại giữaBảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì (cơ sở dữ liệu tại Ngânhàng thành viên) với các lệnh thanh toán của Ngân hàng mình gửi đi đã được xửlý bù trừ tại Phần A của Bảng kết quả thanhtoán bù trừ và với các lệnh thanh toán chưa được xử lý bù trừ (nếu có tại Phần D của Bảng kết quả thanh toán bù trừ), nếu có thừa,thiếu, nhầm lẫn phải tiến hành tra soát ngay Ngân hàng chủ trì và xử lý theoquy định tại Điều 21 của Quy trình này.

Ngân hàng thành viên phải kiểmtra lại kết quả thanh toán bù trừ điện tử.

Sau khi kiểm soát, đối chiếuxong, nếu không có gì sai sót kế toán viên thanh toán bù trừ phải ký vào Bảngkết quả thanh toán bù trừ và các Lệnh thanh toán in ra và chuyển các Lệnh thanhtoán này cho bộ phận kế toán có liên quan (kế toán giao dịch) để xử lý tiếp.Đồng thời kế toán viên thanh toán bù trừ phải lập và gửi ngay điện xác nhận vềkết quả thanh toán bù trừ trong phiên cũng như toàn bộ lệnh thanh toán bù trừđã được xử lý bù trừ trong phiên (mẫu Phụ lục số 7)* cho Ngân hàng chủ trì.

c) Tại bộ phận kế toán giaodịch: Phải đối chiếu và kiểm tra lại trước khi thực hiện hạch toán, thanh toáncho khách hàng, nếu phát hiện có sai sót thì tiến hành xử lý theo Điều 23 củaQuy trình này.

2. Xử lý hạch toán:

a) Căn cứ vào Bảng kết quảthanh toán bù trừ điện tử của Ngân hàng chủ trì gửi đến:

Nếu số tiền chênh lệch trongthanh toán bù trừ là phải trả:

Nợ TK: Thanh toán bù trừ củaNgân hàng thành viên

Có TK:Tiền gửi tại Ngân hàng chủ trì.

Nếu số tiền chênh lệch trongthanh toán bù trừ điện tử là phải thu:

Nợ TK: Tiền gửi tại Ngân hàngchủ trì

Có TK: Thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên.

b) Căn cứ vào các Lệnh thanhtoán nhận được và đã qua kiểm soát:

Đối với Lệnh chuyển Có đến, hợp lệ:

Nợ TK: Thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên

Có TK:Thích hợp.

Đối với Lệnh chuyển Nợ đến:

Nếu Lệnh chuyển Nợ đến có ủy quyền, hợp lệ và trên tài khoản của kháchhàng có đủ tiền để trả thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh tiến hành hạch toán:

Nợ TK: Thích hợp

Có TK: Thanh toán bù trừ củaNgân hàng thành viên.

Sau đó phải lập và gửi ngaythông báo chấp nhận Lệnh chuyển Nợ cho Ngân hàng thành viên gửi lệnh (mẫu Phụ lục số 10)*.

Trường hợp đối với Lệnh chuyểnNợ có ủy quyền đến nhưng trên tàikhoản của khách hàng không có đủ tiền để trả thì tiến hành xử lý:

Phải thông báo ngay cho kháchhàng nộp tiền vào tài khoản để thực hiện Lệnh chuyển Nợ đến trong phạm vi thời gian quy định (tối đa là không quá 2 giờ làm việckể từ khi nhận được Lệnh chuyển Nợ đến). Trong phạm vi thời gian chấp nhận nếu khách hàng nộp đủ tiền vàotài khoản để thực hiện Lệnh chuyển Nợ thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh hạch toán như trên.

Nếu hết thời gian chấp nhận màkhách hàng không nộp đủ tiền vào tài khoản để thực hiện Lệnh chuyển Nợ thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh phải lập thông báotừ chối chấp nhận Lệnh chuyển Nợ. Trường hợp này hạch toán:

Đối với Lệnh chuyển Nợ đến ghi:

Nợ TK: Các khoản phải thu

Có TK: Thanh toán bù trừ củaNgân hàng thành viên.

Căn cứ vào thông báo từ chốichấp nhận Lệnh chuyển Nợ để lậpLệnh chuyển Nợ chuyển trả lại Ngân hàng thànhviên gửi lệnh (trả lại vào phiên thanh toán bù trừ kế tiếp):

Nợ TK: Thanh toán bù trừ củaNgân hàng thành viên

Có TK: Các khoản phải thu.

Ngân hàng thành viên nhận lệnhphải mở sổ theo dõi các Lệnh chuyển Nợ đến không thanh toán được để có số liệu phục vụ báo cáo.

3. Đối với các Lệnh thanh toánđã bị từ chối thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh phải gửi trả lại cho Ngân hàngthành viên gửi lệnh trước thời điểm thực hiện quyết toán thanh toán bù trừ điệntử. Nếu Lệnh thanh toán bị từ chối sau thời điểm đã thực hiện quyết toán thanhtoán bù trừ điện tử thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh phải trả lại cho Ngânhàng thành viên gửi lệnh vào phiên bù trừ đầu tiên của ngày giao dịch kế tiếp.

C. QUY TRÌNH XỬ LÝ VÀHẠCH TOÁN

NGHIỆP VỤ THANH TOÁN BÙTRỪ ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG CHỦ TRÌ

Điều 12. Tiếp nhận, kiểm soát các Lệnh thanh toán và Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì của cácngân hàng thành viên gửi Lệnh.

1. Ngân hàng chủ trì thanh toánbù trừ điện tử có trách nhiệm: Tiếp nhận các Lệnh thanh toán và Bảng kê cácLệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì của các ngân hàng thành viên gửiLệnh. Thực hiện việc kiểm soát, tính toán kết quả thanh toán bù trừ điện tửtrong phiên thanh toán bù trừ điện tử. Truyền các Lệnh thanh toán đã được xử lýbù trừ và kết quả thanh toán bù trừ trong phiên tới các ngân hàng thành viênnhận lệnh.

Toàn bộ khâu tiếp nhận, kiểmsoát, tính toán kết quả thanh toán bù trừ, truyền dẫn kết quả thanh toán bù trừtrong phiên và các Lệnh thanh toán đi Ngân hàng thành viên nhận lệnh được xử lýtự động trên máy. Quy trình cụ thể như sau:

Khi nhận được các Lệnh thanhtoán và Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì của các ngânhàng thành viên gửi lệnh, người kiểm soát của Ngân hàng chủ trì phải dùng mãkhóa bảo mật của mình để kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ đúng đắn của Lệnhthanh toán và Bảng kê. Các Lệnh thanh toán, Bảng kê đến phải được kiểm soáttheo các quy định sau:

Đối với Lệnh thanh toán:

Chủ ký điện tử và ký hiệu mậttrên Lệnh thanh toán;

Tên, địa chỉ của Ngân hàng gửivà nhận Lệnh thanh toán: Tên, mã Ngân hàng gửi Lệnh, Ngân hàng nhận Lệnh (xemNgân hàng gửi Lệnh và Ngân hàng nhận Lệnh có đúng là Ngân hàng thành viên thamgia thanh toán bù trừ hay không);

Các yếu tố khác trên lệnh thanhtoán như: Số Lệnh, ngày lập Lệnh, ký hiệuLệnh, số tiền;

Đối với Lệnh chuyển Nợ: Kiểmtra hợp đồng chuyển nợ giữa các ngân hàng thành viên này.

Đối với Bảng kê các Lệnh thanhtoán chuyển đi Ngân hàng chủ trì:

Chữ ký điện tử và ký hiệu mậttrên Bảng kê:

Tên, địa chỉ của Ngân hàng gửiBảng kê:

Tên, mã Ngân hàng gửi Lệnh,Ngân hàng nhận Lệnh.

Các yếu tố khác của bảng kê như:Số bảng kê, ngày lập Bảng kê, tổngsố tiền.

Kiểm tra, đối chiếu giữa cácyếu tố của Lệnh thanh toán và tổng số Lệnh thanh toán với các yếu tố và tổng sốLệnh thanh toán được kê trên Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàngchủ trì (số Lệnh, ngày lập Lệnh, ký hiệu Lệnh, mã Ngân hàng gửi Lệnh, mã Ngânhàng nhận Lệnh, số tiền) mà Ngân hàng chủ trì đã nhận được xem có sai sót, nhầmlẫn, thừa hoặc thiếu Lệnh thanh toán không.

2. Nếu phát hiện có sai sóttrên các Lệnh thanh toán và Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủtrì thì Ngân hàng chủ trì phải tra soát ngay Ngân hàng thành viên có sai sót vàtiến hành xử lý theo quy định tại Điều 22 của Quy trình này.

Điều 13. Lập Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử và xem xét khả năng chi trảcủa từng Ngân hàng thành viên:

1. Các Lệnh thanh toán và Bảngkê các lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì đã được kiểm soát nếu khôngcó gì sai sót thì Ngân hàng chủ trì sẽ:

Lập Bảng kết quả thanh toán bùtrừ điện tử (mẫu Phụ lục số 5)* xác định số phải thu, phải trả của từng Ngânhàng thành viên trong phiên thanh toán bù trừ điện tử.

2. Kiểm tra khả năng chi trảcủa từng Ngân hàng thành viên bằng cách so sánh số dư tài khoản tiền gửi củaNgân hàng thành viên tại Ngân hàng chủ trì (đã bị Ngân hàng chủ trì khóa số dưtại thời điểm xử lý bù trừ) với số chênh lệch phải trả của Ngân hàng thành viêntrong phiên thanh toán bù trừ. Nếu khả năng chi trả của Ngân hàng thành viênkhông đủ để thanh toán cho khoản chênh lệch phải trả thì Ngân hàng chủ trì sẽthông báo cho Ngân hàng thành viên đó biết về tình trạng thiếu khả năng chi trảvà tiến hành xử lý theo quy định tại khoản 2 Điều 5 của Quy trình này.

Ngân hàng chủ trì phải kiểm tralại tính chính xác của kết quả thanh toán bù trừ trong phiên bằng cách lập Bảngtổng hợp kiểm tra kết quả thanh toán bù trừ điện tử (mẫu Phụ lục số 6)*. Nếuđúng Ngân hàng chủ trì tiến hành hạch toán số chênh lệch phải thu, phải trảtrong phiên thanh toán bù trừ điện tử. Nếu sai, Ngân hàng chủ trì sẽ tính toánlại kết quả thanh toán bù trừ.

3. Chỉ sau khi đã thanh toán vàhạch toán xong kết quả thanh toán bù trừ điện tử, Ngân hàng chủ trì mới truyềntoàn bộ các Lệnh thanh toán, Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử, Bảng kêcác Lệnh thanh toán không được xử lý bù trừ tới các ngân hàng thành viên cóliên quan. Lúc này, Ngân hàng chủ trì cũng sẽ giải tỏa khả năng chi trả của cácngân hàng thành viên.

Điều 14. Hạch toán kết quả thanh toán bù trừ điện tử tại Ngân hàng chủ trì.

1. Trường hợp Ngân hàng thànhviên phải trả:

Căn cứ vào bảng kết quả thanhtoán bù trừ điện tử, Ngân hàng chủ trì hạch toán:

Nợ TK: Tiền gửi của Ngân hàngthành viên phải trả.

Có TK: Thanh toán bù trừ củaNgân hàng chủ trì.

2. Trường hợp Ngân hàng thànhviên được thu về.

Căn cứ vào bảng kết quả thanhtoán bù trừ điện tử, Ngân hàng chủ trì hạch toán:

Nợ TK: Thanh toán bù trừ củaNgân hàng chủ trì.

Có TK: Tiền gửi của Ngân hàngthành viên được thu về.

3. Tại Ngân hàng chủ trì, saukhi hạch toán xong số thực phải trả hoặc được hưởng của các ngân hàng thànhviên trong phiên thanh toán bù trừ điện tử theo bảng kết quả thanh toán bù trừthì tài khoản thanh toán bù trừ của Ngân hàng chủ trì phải hết số dư.

4. Xử lý các sai sót và sự cốkỹ thuật:

a) Phát hiện sai sót trước khixử lý bù trừ điện tử: Khi kiểm soát nếu phát hiện có sai sót, Ngân hàng chủ trìphải tra soát ngay Ngân hàng thành viên gửi Lệnh để xác định nguyên nhân và cóbiện pháp xử lý thích hợp, đảm bảo an toàn tài sản và an toàn hệ thống. Xử lýcác sai sót như sau:

Nếu nguyên nhân do lỗi kỹ thuậtthì Ngân hàng chủ trì được hủy bỏ Lệnh thanh toán sai hoặc Bảng kê sai và yêucầu Ngân hàng thành viên gửi lệnh gửi lại Lệnh thanh toán hoặc Bảng kê đúng đểthay thế.

Nếu phát hiện Lệnh thanh toán,Bảng kê giả mạo, nghi giả mạo hoặc có thông tin lạ xâm nhập trái phép thì phảilập biên bản và áp dụng ngay các biện pháp phòng ngừa cần thiết đồng thời phảithông báo ngay cho các đơn vị liên quan biết để phối hợp ngăn chặn.

b) Trường hợp sau khi đã thanhtoán bù trừ điện tử xong mà Ngân hàng chủ trì không thể truyền các Lệnh thanh toán, Bảng kết quả thanh toán bù trừ trong phiênthanh toán bù trừ điện tử tới các ngân hàng thành viên có liên quan do sự cố kỹthuật, truyền tin thì xử lý như sau:

Ngân hàng chủ trì phải tìm mọicách khắc phục nhanh nhất sự cố xảy ra, đồng thời phải thông báo tới tất cả cácngân hàng thành viên và phải lập Biên bản sự cố kỹ thuật trong thanh toán bùtrừ điện tử. Đến khi đã khắc phục được sự cố kỹ thuật, truyền tin thìNgân hàng chủ trì phải truyền ngay các Lệnh thanh toán cùng với Bảng kết quảthanh toán bù trừ tới Ngân hàng thành viên có liên quan.

Khi bị sự cố, mất liên lạc vìbất kỳ lý do gì, các ngân hàng thành viên có thể đến trực tiếp Ngân hàng chủtrì để giao, nhận các băng từ, đĩa từ có chứa các Lệnh thanh toán và Bảng kếtquả thanh toán bù trừ điện tử. Khi tiến hành giao nhận băng từ, đĩa từ các ngânhàng thành viên phải in Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trìra giấy nộp cho Ngân hàng chủ trì. Trên bảng kê phải có đầy đủ dấu và chữ kýcủa những người có liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệutrên băng từ, đĩa từ.

Do sự cố kỹ thuật hoặc truyềntin đến phiên thanh toán bù trừ điện tử trong ngày mà một Ngân hàng thành viênnào đó không gửi được các Lệnh thanh toán và Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyểnđi Ngân hàng chủ trì đến Ngân hàng chủ trì thì Ngân hàng chủ trì chỉ tiến hànhxử lý bù trừ cho các ngân hàng thành viên không bị sự cố. Các Lệnh thanh toáncủa các ngân hàng không bị sự cố thanh toán với Ngân hàng thành viên bị sự cốsẽ được Ngân hàng chủ trì lưu lại để xử lý vào phiên thanh toán bù trừ tiếptheo (nếu có và đã khắc phục được sự cố) hoặc sẽ trả lại các ngân hàng thànhviên.

c) Trường hợp do sự cố kỹ thuậthoặc truyền tin mà Ngân hàng chủ trì không thể thực hiện được phiên thanh toán bù trừ thì Ngân hàng chủ trì đượcphép kéo dài phiên thanh toán bù trừ cho đến khi khắc phục xong sự cố. Tuynhiên việc kéo dài phiên thanh toán bù trừ không được kéo dài sang ngày giaodịch kế tiếp và phải thông báo cho các ngân hàng thành viên biết về việc kéodài phiên thanh toán bù trừ. Nếu xác định sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin khôngthể khắc phục được trong ngày thì Ngân hàng chủ trì được phép áp dụng phươngthức thanh toán bù trừ bằng giấy (theo các quy định hiện hành của Ngân hàng Nhànước Việt Nam).

III. KIỂM TRA, ĐỐI CHIẾU TRONG THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ

Điều 15. Lập và gửi bảng tổng hợp doanh số thanh toán bù trừ điện tử ngày:

Ngân hàng chủ trì phải hoànthành việc lập Bảng tổng hợp thanh toán bù trừ điện tử trong ngày (ngay trongphiên thanh toán bù trừ liền kề trước phiên quyết toán) và gửi (truyền) tới cácngân hàng thành viên ngay trong ngày phát sinh thanh toán bù trừ điện tử (trừtrường hợp bất khả kháng do sự cố kỹ thuật truyền tin).

Bảng tổng hợp thanh toán bù trừđiện tử trong ngày của Ngân hàng chủ trì được thiết kế, lập theo mẫu Phụ lục số8* và được bảo quản như các báo cáo kế toán của Ngân hàng.

Các ngân hàng thành viên phảithực hiện đầy đủ và đúng các thao tác kỹ thuật nghiệp vụ để việc xác nhận doanhsố thanh toán bù trừ điện tử ngày được chính xác, kịp thời theo đúng quy định.

Điều 16. Đối chiếu doanh số thanh toán bù trừ điện tử cuối ngày.

1. Về nguyên tắc, toàn bộ doanhsố thanh toán bù trừ điện tử phát sinh trong ngày giao dịch giữa các ngân hàng thành viên phải được Ngân hàng chủ trìthanh toán bù trừ điện tử đối chiếu và phải đảm bảo khớp đúng (cả về tổng sốlẫn chi tiết trong từng phiên) ngay trong ngày phát sinh, trừ trường hợp bấtkhả kháng do sự cố kỹ thuật, truyền tin.

2. Việc đối chiếu trong thanhtoán bù trừ điện tử được thực hiện cho từng ngày riêng biệt và được thực hiệntrước phiên quyết toán thanh toán bù trừ điện tử ngày. Trường hợp bị sự cố kỹthuật, truyền tin dẫn đến không thể đối chiếu được trong ngày theo quy định thìđược phép kéo dài sang ngày giao dịch tiếp theo cho đến khi sự cố khắc phụcxong. Tuy nhiên, việc đối chiếu dù thực hiện vào ngày giao dịch kế tiếp nhưngvẫn phải phản ánh theo ngày đã phát sinh các Lệnh thanh toán bù trừ điện tử đó.

3. Đối chiếu thanh toán bù trừđiện tử trong ngày:

Khi nhận được Bảng tổng hợpthanh toán bù trừ điện tử của Ngân hàng chủ trì gửi đến, các ngân hàng thànhviên phải tiến hành đối chiếu toàn bộ các khoản phải thu, phải trả và số thựcphải thu hoặc phải trả của Ngân hàng mình (đối chiếu với số liệu đã hạch toánvào tài khoản thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên và với Bảng kết quảthanh toán bù trừ của từng phiên trong ngày). Nếu số liệu hoàn toàn khớp đúngthì các ngân hàng thành viên phải lập và gửi ngay điện xác nhận thanh toán bùtrừ điện tử ngày (mẫu Phụ lục số 7)* tới Ngân hàng chủ trì để tiến hành phiênquyết toán thanh toán bù trừ điện tử.

Điều 17. Xử lý các sai sót và sự cố kỹ thuật khi đối chiếu doanh số thanh toánbù trừ điện tử.

1. Các sai sót và sự cố kỹthuật có thể phát sinh khi đối chiếu doanh số thanh toán bù trừ điện tử:

Ngân hàng thành viên chưa gửixác nhận thanh toán bù trừ điện tử trong ngày.

Chênh lệch doanh số thanh toánbù trừ điện tử.

Sự cố kỹ thuật truyền tin.

2. Biệnpháp xử lý sai sót:

Khi phát hiện ra các sai sót,các ngân hàng thành viên phải chủ động tra soát ngay như Ngân hàng chủ trì đểxác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp.

Mọi sai sót phát hiện qua đốichiếu, các ngân hàng thành viên phải phối hợp với Ngân hàng chủ trì và các ngânhàng thành viên có liên quan khác để xử lý ngay trong ngày phát hiện sai sót,trừ trường hợp bất khả kháng do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin.

a) Trường hợp Ngân hàng thànhviên chưa gửi điện xác nhận thanh toán bù trừ điện tử ngày:

Nếu đến thời điểm thực hiệnphiên quyết toán thanh toán bù trừ điện tử ngày mà Ngân hàng thành viên chưagửi (truyền) điện xác nhận thanh toán bù trừ điện tử ngày về Ngân hàng chủ trìthì Ngân hàng thành viên phải truyền ngay theo quy định tại điểm 3 Điều 16 Quytrình này (trừ trường hợp do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin).

b) Trường hợp phát hiện chênhlệch doanh số thanh toán bù trừ điện tử ngày giữa Bảng tổng hợp thanh toán bùtrừ điện tử ngày của Ngân hàng chủ trì gửi đến và cơ sở dữ liệu của Ngân hàngthành viên, Ngân hàng thành viên phải rà soát lại toàn bộ các Lệnh thanh toáncủa các phiên thanh toán bù trừ điện tử trong ngày để xác định rõ nguyên nhân,lập biên bản và xử lý:

Nếu phát hiện thừa hoặc thiếudoanh số thanh toán bù trừ điện tử trongngày (thừa hoặc thiếu Lệnh thanh toán) thì các ngân hàng thành viên phải trasoát ngay Ngân hàng chủ trì để có biện pháp xử lý thích hợp và có trách nhiệmphối hợp chặt chẽ với Ngân hàng chủ trì và các đơn vị có liên quan giải quyếtkịp thời, đảm bảo an toàn tài sản.

Nếu xác định sai sót do lỗi kỹthuật thì Ngân hàng thành viên được phép điều chỉnh lại theo sự hướng dẫn củaNgân hàng chủ trì.

3. Trường hợp sự cố kỹ thuậthoặc truyền tin:

Do sự cố kỹ thuật hoặc truyềntin, đến thời điểm quyết toán thanh toán bù trừ điện tử trong ngày mà Ngân hàngchủ trì cũng không nhận được hết các điện xác nhận thanh toán bù trừ điện tửtrong ngày của các ngân hàng thành viên, các ngân hàng thành viên và Ngân hàngchủ trì phải lập Biên bản sự cố kỹ thuật trong thanh toán bù trừ điện tử. Biênbản này kèm với Bảng tổng hợp thanh toán bù trừ điện tử trong ngày (in ra giấyvà ký tên, đóng dấu đơn vị) để theo dõi. Sang ngày giao dịch tiếp theo, khi đãkhắc phục được sự cố kỹ thuật, truyền tin, các ngân hàng thành viên phải truyềnngay điện xác nhận thanh toán bù trừ điện tử trong ngày tới Ngân hàng chủ trìđể tiến hành phiên quyết toán thanh toán bù trừ.

Điện xác nhận thanh toán bù trừđiện tử trong ngày của ngày bị sự cố phải được xác nhận và gửi riêng, không đượcxác nhận chung với Tổng hợp doanh số thanh toán bù trừ của (những) ngày giaodịch tiếp theo.

Do sự cố kỹ thuật hoặc truyềntin, các ngân hàng thành viên có thể đến trực tiếp Ngân hàng chủ trì để giaobăng từ, đĩa từ chứa điện xác nhận thanh toán bù trừ điện tử trong ngày và nhậnkết quả của phiên quyết toán thanh toán bù trừ điện tử trong ngày.

IV. QUYẾT TOÁN THANHTOÁN BÙ TRỪ

Điều 18. Quyết toán thanh toán bù trừ điện tử:

1. Quyết toán thanh toán bù trừlà việc xử lý thanh toán bù trừ điện tử lần cuối cùng trong ngày giao dịch(theo thời gian quy định tại Điều 6 của Quy trình này) sau khi Ngân hàng chủtrì đã đối chiếu xong và chính xác toàn bộ doanh số thanh toán bù trừ điện tửtrong ngày với các ngân hàng thành viên. Ngân hàng chủ trì và các ngân hàngthành viên tham gia thanh toán bù trừ điện tử phải xử lý xong tất cả các khoảnsai lầm chênh lệch số liệu trước khi quyết toán. Trong trường hợp Ngân hàng chủtrì và các ngân hàng thành viên còn chưa xử lý xong các khoản sai lầm, chênhlệch trước thời điểm quyết toán thì Ngân hàng chủ trì có thể lùi lại thời gianquyết toán của ngày giao dịch sang ngày giao dịch kế tiếp và phải thông báo chocác ngân hàng thành viên biết để có biện pháp xử lý thích hợp. Sang ngày giaodịch tiếp theo, sau khi đã điều chỉnh xong các sai lầm thì Ngân hàng chủ trìtiến hành quyết toán thanh toán bù trừ nhưng số liệu vẫn phản ánh theo ngàyphát sinh giao dịch.

2. Khi quyết toán thanh toán bùtrừ điện tử trong ngày, Ngân hàng chủ trì sẽ thực hiện xử lý các công việc theoquy định tại Điều 11 của Quy chế Thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng.

3. Kể từ thời điểm dừng gửiLệnh thanh toán cho đến thời điểm thực hiện phiên quyết toán Ngân hàng thànhviên bị thiếu khả năng chi trả phải tìm mọi cách lo đủ vốn trước thời điểmquyết toán (áp dụng các biện pháp bù đắp thiếu hụt trong thanh toán bù trừ điệntử theo quy định hiện hành của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước) để thực hiện thanhtoán bù trừ các Lệnh thanh toán này.

Nếu đến thời điểm quyết toánthanh toán bù trừ điện tử trong ngày mà Ngân hàng thành viên vẫn không đủ khảnăng chi trả để thanh toán cho các Lệnh thanh toán thì Ngân hàng chủ trì sẽtiến hành xử lý theo điểm b khoản 2 Điều 5 của Quy trình này. Ngân hàng chủ trìphải mở sổ theo dõi các Lệnh thanh toán không được xử lý bù trừ do không đủ khảnăng chi trả để phục vụ cho việc đối chiếu, tra cứu khi cần thiết.

Sau khi đã điều chỉnh xong cácsai lầm, Ngân hàng chủ trì sẽ tiến hành thanh toán bù trừ điều chỉnh cho cácLệnh thanh toán của các ngân hàng thành viên (bao gồm các Lệnh thanh toán saibị Ngân hàng thành viên nhận Lệnh trả lại, các Lệnh thanh toán bị hủy bỏ dokhông đủ khả năng chi trả, các Lệnh thanh toán bị từ chối thanh toán và cácLệnh thanh toán đã đủ số dư để thanh toán...). Ngân hàng chủ trì sẽ tiến hànhxử lý tương tự như các phiên thanh toán bù trừ trước đó.

Khi nhận được Bảng kết quảthanh toán bù trừ điện tử của phiên quyết toán thanh toán bù trừ điện tử ngàycủa Ngân hàng chủ trì gửi đến, các ngân hàng thành viên phải kiểm tra lại, nếusố liệu hoàn toàn khớp đúng thì phải lập và gửi ngay điện xác nhận kết quảthanh toán bù trừ của phiên quyết toán cho Ngân hàng chủ trì. Lúc này các ngânhàng thành viên và Ngân hàng chủ trì mới được phép lưu trữ dữ liệu của ngàyphát sinh thanh toán bù trừ điện tử.

4. Xử lý các sai sót sự cố kỹthuật, truyền tin:

Trong trường hợp bị sự cố kỹthuật, truyền tin mà không thể thực hiện được phiên quyết toán thanh toán bùtrừ điện tử trong ngày thì được phép kéo dài phiên quyết toán thanh toán bù trừsang ngày giao dịch tiếp theo nhưng số liệu vẫn phản ánh theo ngày phát sinhnghiệp vụ.

Do sự cố kỹ thuật hoặc truyềntin, mà không thực hiện được phiên quyết toán hoặc sau khi đã quyết toán thanhtoán bù trừ xong mà Ngân hàng chủ trì không truyền được dữ liệu về cho các ngânhàng thành viên thì được phép quyết toán sang ngày giao dịch kế tiếp cho đếnkhi khắc phục được sự cố. Tuy nhiên, việc quyết toán dù được thực hiện vào ngàygiao dịch kế tiếp nhưng số liệu phải phản ánh theo ngày phát sinh các Lệnhthanh toán bù trừ đó.

Do sự cố kỹ thuật, truyền tinmà Ngân hàng chủ trì không thể gửi (truyền) được kết quả của phiên quyết toánthanh toán bù trừ trong ngày tới các ngân hàng thành viên thì các ngân hàngthành viên có thể đến trực tiếp Ngân hàng chủ trì để nhận băng từ, đĩa từ cóchứa kết quả quyết toán thanh toán bù trừ điện tử trong ngày.

V. ĐIỀU CHỈNH SAI SÓTTRONG THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ LIÊN NGÂN HÀNG

Điều 19. Các nguyên tắc điều chỉnh sai sót trong thanh toán bù trừ điện tử liênNgân hàng.

1. Đảm bảo sự nhất trí số liệugiữa các ngân hàng thành viên với Ngân hàng chủ trì, số liệu trong thanh toánbù trừ phản ánh đúng. Sai sót ở đâuphải được điều chỉnh ở đó. Nghiêmcấm việc tùy tiện sửa chữa số liệu, điều chỉnh sai sót trong thanh toán bù trừđiện tử.

2. Khi phát hiện sai sót phảicó biện pháp điều chỉnh ngay, không gây chậm trễ tới công tác thanh toán. Cácsai sót được phát hiện sau khi đã thanh toán bù trừ điện tử trong phiên thanhtoán bù trừ điện tử này thì được điều chỉnh tại phiên thanh toán bù trừ kếtiếp. Việc điều chỉnh sai sót phảitheo đúng các nguyên tắc, phương pháp điều chỉnh sai lầm của kế toán nói chungvà thanh toán bù trừ điện tử nói riêng được quy định tại Điều 14 của Quy chếThanh toán bù trừ điện tử để đảm bảo an toàn tài sản của ngân hàng và kháchhàng.

Điều 20. Hủy Lệnh thanh toán.

Việc hủy Lệnh thanh toán phảithực hiện đúng các quy định tại Điều 15 của Quy chế Thanh toán bù trừ điện tử, cụthể như sau:

1. Đối với hủy Lệnh thanh toáncủa khách hàng là các tổ chức kinh tế, cá nhân:

Lệnh chuyển Nợ có ủy quyền chỉ được hủy khi khách hàng đã trả lại sốtiền được hưởng cho Ngân hàng thành viên phát sinh nghiệp vụ thanh toán bù trừđiện tử.

Lệnh chuyển Có chỉ được huỷ khi Ngân hàng thành viên tiếp nhận Lệnhthanh toán chưa ghi Có vào tàikhoản của khách hàng hoặc đã ghi Có vào tài khoản của khách hàng nhưng khách hàng đã trả lại.

2. Đối với hủy Lệnh thanh toáncủa bản thân Ngân hàng thành viên: Các ngân hàng thành viên tham gia thanh toánbù trừ điện tử chỉ được hủy Lệnh thanh toán trong trường hợp lập sai Lệnh thanhtoán và phải tuân thủ nguyên tắc sau:

Lệnh chuyển Nợ có hợpđồng chỉ được hủy khi Ngân hàng thành viên phát sinh nghiệp vụ thanh toán bùtrừ điện tử chưa trả tiền cho khách hàng theo Lệnh sai hoặc đã trả nhưng đã thuhồi được.

Lệnh chuyển Có chỉ được hủy khi Ngân hàng thành viên tiếp nhận Lệnhthanh toán đến chưa trả tiền cho khách hàng theo Lệnh sai hoặc đã trả nhưng đãthu hồi được.

3. Đối với Yêu cầu hủy Lệnhchuyển Có, khi nhận được Yêu cầu hủy Lệnhchuyển Có của Ngân hàng thành viên gửilệnh gửi lên Ngân hàng chủ trì sẽ truyền ngay Yêu cầu hủy này tới Ngân hàngthành viên nhận lệnh để thực hiện việc hủy Lệnh chuyển Có sai. Đối với Lệnh hủy Lệnh chuyển Nợ thì được thực hiện như một Lệnh chuyển Có bình thường.

Điều 21. Điều chỉnh sai sót tại Ngân hàng thành viên gửi Lệnh:

1. Điều chỉnh sai sót phát hiệntrước khi xử lý bù trừ:

a) Đối với Lệnh thanh toán.

Điều chỉnh sai sót trước khitruyền Lệnh thanh toán đến Ngân hàng chủ trì.

Nếu sai sót của Lệnh thanh toánđược phát hiện trong quá trình lập Lệnh thanh toán và người kiểm soát chưa ghichữ ký điện tử hoặc đã ghi chữ ký điện tử nhưng chưa gửi đi Ngân hàng chủ trìthì kế toán được sửa lại cho đúng.

Trường hợp phát hiện Lệnh thanhtoán có sai sót sau khi đã gửi đi Ngân hàng chủ trì nhưng chưa được xử lý bùtrừ thì Ngân hàng thành viên phải lập ngay điện yêu cầu Ngân hàng chủ trì trảlại Lệnh thanh toán sai đồng thời gửi Lệnh thanh toán đúng để thay thế. Ngânhàng thành viên gửi lệnh tiến hành xử lý Lệnh thanh toán sai do Ngân hàng chủtrì trả lại như sau: Lập biên bản hủy bỏ Lệnh thanh toán sai trong đó ghi rõ kýhiệu Lệnh, giờ, ngày hủy Lệnh thanh toán và phải có đầy đủ chữ ký của Trưởngphòng kế toán, kế toán viên thanh toán bù trừ, kế toán giao dịch có liên quan.Biên bản được lưu cùng với Lệnh thanh toán bị hủy (đã in ra) vào hồ sơ riêng đểbảo quản, sau đó Ngân hàng thành viên lập Lệnh thanh toán đúng gửi đi. Ngânhàng thành viên không được sử dụng lại số của Lệnh thanh toán bị hủy.

Trường hợp Ngân hàng chủ trìphát hiện Lệnh thanh toán sai (do lỗi kỹ thuật) và yêu cầu gửi lại thì Ngânhàng thành viên gửi lệnh cũng xử lý như đối với Lệnh thanh toán bị sai pháthiện sau khi người kiểm soát đã ghi chữ ký điện tử.

b) Đối với Bảng kê các Lệnhthanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì.

Điều chỉnh sai sót trước khitruyền Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì đến Ngân hàngchủ trì.

Nếu sai sót của Bảng kê cácLệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì được phát hiện trong quá trình lậpvà người kiểm soát chưa ghi chữ ký điện tử hoặc đã ghi chữ ký điện tử nhưng chưagửi Ngân hàng chủ trì đi thì kế toán được sửa lại cho đúng.

Trường hợp Ngân hàng thành viênphát hiện sai sót sau khi đã gửi Bảng kê đến Ngân hàng chủ trì nhưng chưa đượcxử lý bù trừ thì Ngân hàng thành viên phải lập và gửi ngay điện yêu cầu Ngânhàng chủ trì trả lại Bảng kê sai đồng thời gửi Bảng kê đúng để thay thế. Ngânhàng thành viên gửi lệnh tiến hành xử lý Bảng kê sai do Ngân hàng chủ trì trảlại như sau: lập biên bản hủy bỏ Bảng kê sai trong đó ghi rõ số Bảng kê, giờ,ngày hủy Bảng kê và phải có đầy đủ chữ ký của Trưởng phòng kế toán, kế toánviên thanh toán bù trừ. Biên bản được lưu cùng bảng kê các Lệnh thanhtoán chuyển đi Ngân hàng chủ trì bị hủy (đã in ra) vào hồ sơ riêng để bảo quản,sau đó Ngân hàng thành viên lập Bảng kê đúng gửi đi. Ngân hàng thànhviên không được sử dụng lại số của Bảng kê đã bị hủy.

Trường hợp Ngân hàng chủ trìphát hiện các sai sót trên Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủtrì (do lỗi kỹ thuật) và yêu câu gửi lại thì Ngân hàng thành viên gửi cũng xửlý như đối với Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì bị sai phát hiện sau khi người kiểm soát đã ghi chữký điện tử trên.

2. Điều chỉnh sai sót phát hiệnsau khi đã xử lý thánh toán bù trừ:

Khi phát hiện các sai sót nhưsai số tiền (thừa hoặc thiếu) thì Ngân hàng thành viên gửi lệnh phải điện trasoát (hoặc trả lời tra soát) ngay cho Ngân hàng thành viên nhận lệnh và Ngânhàng chủ in để có biện pháp xử lý kịp thời. Ngân hàng thành viên gửi lệnh phảilập biên bản xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm cá nhân rõ ràng và xử lý:

a) Trường hợp sai thiếu:

Khi phát hiện ra chuyển tiềnthiếu, Ngân hàng thành viên phải lập Biên bản chuyển tiền thiếu. Ngân hàngthành viên căn cứ biên bản chuyển tiền thiếu để lập Lệnh thanh toán bổ sung sốtiền chuyển thiếu gửi đến Ngân hàng chủ trì để thanh toán vào phiên tiếp theo.Trên nội dung của Lệnh thanh toán bổ sung phải ghi rõ: "Chuyển bổ sungtheo Lệnh chuyển Nợ (hoặc Có) số ngày.....tháng.... năm..... số tiền đã chuyển..." và phải gửi kèm biên bảnđã lập trên sau đó hạch toán:

Đối với Lệnh chuyển Có bị saithiếu:

Đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai thiếu:

Ngân hàng thành viên gửi lệnhphải mở sổ theo dõi các Lệnh thanh toán bị sai sót để phục vụ cho công tác báocáo.

b) Trường hợp bị sai thừa:

Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thừa:

Khi phát hiện ra chuyển tiềnthừa, Ngân hàng thành viên gửi lệnh căn cứ vào biên bản chuyển tiền thừa lập"Yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có" để hủy số tiền chuyển thừa và gửi ngaytới Ngân hàng thành viên nhận lệnh và Ngân hàng chủ trì đồng thời lập phiếuchuyển khoản hạch toán:

Khi nhận được Lệnh chuyển Có của Ngân hàng thành viên nhận lệnh trả lại số tiềnthừa nói trên (ở phiên thanh toán bù trừ tiếp theo), Ngân hàng thành viên gửilệnh hạch toán:

Trường hợp Ngân hàng thành viênnhận lệnh không chấp nhận Yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có đối với số tiền bị sai thừa trên do không thu hồi được từ khách hàng thìNgân hàng thành viên gửi lệnh phải lập Hội đồng xử lý theo quy định hiện hànhđể xác định trách nhiệm và mức độ bồi hoàn của cá nhân gây ra sai sót.

Đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai thừa:

Căn cứ biên bản chuyển tiềnthừa, Ngân hàng thành viên gửi lệnh tiến hành lập Lệnh hủy Lệnh chuyển Nợ để hủy số tiền đã chuyển thừa và hạch toán (Lệnh hủyLệnh chuyển Nợ này được gửi đi thanh toán bùtrừ tại phiên thanh toán bù trừ tiếp theo);

Trường hợp đã trả tiền chokhách hàng nhưng trên tài khoản tiền gửi của khách hàng không đủ số dư để thựchiện Lệnh hủy Lệnh chuyển Nợ đối vớisố tiền đã chuyển thừa thì Ngân hàng thành viên gửi lệnh hạch toán vào tàikhoản các khoản phải thu (tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót) sau đó phải tìmmọi biện pháp để thu hồi lại số tiền, nếu không thu hồi được phải quy tráchnhiệm bồi hoàn theo chế độ quy định.

c) Trường hợp sai ngược vế:

Ngân hàng thành viên gửi Lệnhphải lập biên bản đồng thời lập Lệnh hủy Lệnh chuyền Nợ (đối với Lệnh chuyển Có bị saingược vế) và Yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có (đối với Lệnh chuyển Nợ bị saingược vế) để hủy toàn bộ Lệnh thanh toán bị sai ngược vế sau đó lập lệnh thanhtoán đúng gửi đi.

Điều chỉnh Lệnh chuyển Có hạch toán sai ngược vế:

Đáng lẽ hạch toán:

Nợ TK: Thích hợp

Có TK: Thanh toán bù trừ củangân hàng thành viên.

Nhưng đã hạch toán:

Nợ TK: Thanh toán bù trừ củangân hàng thành viên

Có TK: Thích hợp.

Nay phải điều chỉnh bằng cách:Lập Lệnh hủy Lệnh chuyển Nợ gửiNgân hàng chủ trì và hạch toán:

Sau đólập Lệnh chuyển Có đúng gửi đi.

Điều chỉnh Lệnh chuyển Nợ hạch toán sai ngược vế.

Đáng lẽ hạch toán:

Nợ TK: Thanh toán bù trừ củangân hàng thành viên

Có TK: Thích hợp.

Nhưng đã hạch toán:

Nợ TK: Thích hợp

Có TK: Thanh toán bù trừ củangân hàng thành viên.

Nay phải điều chỉnh bằng cách: LậpYêu cầu hủy Lệnh chuyển Có gửi đếnNgân hàng thành viên nhận lệnh và lập phiếu chuyển khoản, hạch toán:

Sau đó lập Lệnh chuyển Nợ đúng gửi đi.

3. Trường hợp phát hiện sai sótgiữa Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử trong phiên (các Lệnh thanh toáncủa Ngân hàng mình gửi đi thanh toán bù trừ được kê trên Bảng kết quả thanhtoán bù trừ điện tử) với cơ sở dữ liệu tại Ngân hàng mình thì Ngân hàng thànhviên phải tra soát ngay Ngân hàng chủ trì để tìm nguyên nhân và biện pháp giảiquyết. Nếu sai sót là do có sự xâm nhập trái phép từ bên ngoài thì phải ngừngngay hoạt động thanh toán bù trừ điện tử đồng thời phối hợp với Ngân hàng chủtrì và thông báo cho các cơ quan chức năng biết để xử lý. Hoạt động thanh toánbù trừ chỉ được tiếp tục sau khi đã làm rõ được nguyên nhân và hệ thống đã đượcan toàn.

4. Đối với một số sai sót khácnhư sai tên, số hiệu tài khoản của người nhận Lệnh thanh toán, sai ký hiệuchứng từ và nội dung loại nghiệp vụ vv... (sai sót không thuộc các yếu tố kiểmsoát, đối chiếu), khi nhận được tra soát của Ngân hàng nhận lệnh, Ngân hàng gửi lệnh phải trả lời tra soát ngay.

Điều 22. Điều chỉnh sai sót tại Ngân hàng chủ trì.

Khi nhận được các Lệnh thanhtoán cùng với các Bảng kê từ Ngân hàng thành viên gửi lệnh chuyển đến, Ngânhàng chủ trì phải đối chiếu, kiểm tra theo đúng quy định. Nếu phát hiện có saisót như:

Sai chữ ký điện tử, ký hiệumật.

Sai sót của các yếu tố trênLệnh thanh toán với Bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì,sai sót giữa các yếu tố và tổng số Lệnh thanh toán với các yếu tố và tổng sốLệnh thanh toán được kê trên Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàngchủ trì trong phiên thanh toán bù trừ thì Ngân hàng chủ trì phải tiến hành trasoát ngay Ngân hàng thành viên gửi Lệnh để xác định nguyên nhân:

Nếu phát hiện đó là sai sót doNgân hàng thành viên lập thì Ngân hàng chủ trì phải trả lại Lệnh thanh toánsai, Bảng kê sai cho Ngân hàng thành viên gửi Lệnh thanh toán và yêu cầu gửilại Lệnh thanh toán và Bảng kê đúng nếu các sai sót phát hiện khi chưa thựchiện thanh toán bù trừ điện tử.

Nếu do xâm nhập trái phép từbên ngoài thì Ngân hàng chủ trì phải dừng ngay việc thanh toán bù trừ điện tửvà phối hợp với cơ quan chức năng để xác định nguyên nhân và có biện pháp giảiquyết. Chỉ sau khi làm rõ được nguyên nhân và hệ thống đã được bảo đảm an toànthì Ngân hàng chủ trì mới thực hiện thanh toán bù trừ điện tử tiếp.

Đối với trường hợp sai ký hiệumật, chữ ký điện tử, các khóa bảo mật trong thanh toán bù trừ điện tử hoặc bứcđiện bị lỗi do truyền thông thìNgân hàng chủ trì phải trả lại cả bức điện cho Ngân hàng gửi lệnh.

Trường hợp Ngân hàng chủ trì cónhận được Lệnh thanh toán nhưng Ngân hàng gửi lệnh không gửi Lệnh thanh toán đihoặc Ngân hàng nhận được Lệnh thanh toán nhưng Ngân hàng chủ trì không gửi thìngừng tiến hành Lệnh thanh toán đó và tìm nguyên nhân. Nếu do có sự xâm nhập từbên ngoài vào làm giả Lệnh thanh toán thì phải phối hợp cùng với Ngân hàngthành viên tiến hành xử lý Lệnh thanh toán giả, đồng thời ngừng hoạt động thanhtoán bù trừ điện tử và thông báo cho các cơ quan chức năng biết. Hoạt độngthanh toán bù trừ điện tử chỉ được hoạt động lại khi đã làm rõ nguyên nhân vàhệ thống đã được đảm bảo an toàn.

Nếu phát hiện sai sót sau khiđã thực hiện thanh toán bù trừ điện tử thì Ngân hàng chủ trì phải lập tức thôngbáo cho Ngân hàng nhận lệnh để ngừng ngay việc thực hiện thanh toán Lệnh thanhtoán có sai sót, đồng thời thông báo cho Ngân hàng gửi biết để lập lệnh hủy vàđiều chỉnh vào phiên thanh toán bù trừ tiếp theo.

Trường hợp Lệnh thanh toán bịthất lạc trên đường truyền tin thì Ngân hàng chủ trì gửi lại Lệnh thanh toán đócho Ngân hàng nhận lệnh và phải ghi rõ số lần gửi trên Lệnh thanh toán và lý dobị thất lạc để tránh thực hiện thanh toán nhiều lần.

Điều 23. Điều chỉnh sai sót tại Ngân hàng thành viên nhận lệnh.

1. Khi tiếp nhận các Lệnh thanhtoán cùng các Bảng kê từ Ngân hàng chủ trì, Ngân hàng thành viên tiến hành kiểmsoát và đối chiếu theo quy định, nếu phát hiện các sai sót như:

Sai chữ ký điện tử, ký hiệumật;

Sai các yếu tố đối chiếu giữacác Lệnh thanh toán với Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử.

Các trường hợp này, Ngân hàngthành viên nhận lệnh không được phép thanh toán mà phải tra soát ngay Ngân hàngchủ trì để xác định rõ nguyên nhân và xử lý theo quy định:

Hủy bỏ Lệnh thanh toán sai vàyêu cầu Ngân hàng chủ trì gửi lại Lệnh thanh toán đúng thay thế chỉ trong trườnghợp biết chắc chắn sai sót do lỗi kỹ thuật gây ra.

Nếu phát hiện có hiện tượngLệnh thanh toán bị giả mạo, nghi giả mạo hoặc có thông tin lạ xâm nhập tráiphép thì phải thông báo kịp thời cho Ngân hàng chủ trì và phối hợp áp dụng ngaycác biện pháp phòng ngừa cần thiết đảm bảo an toàn tài sản và an toàn cho hệthống.

Nếu phát hiện sai các yếu tốtrên Lệnh thanh toán sau khi đã thực hiện Lệnh thanh toán cho khách hàng thìNgân hàng thành viên nhận Lệnh phải tiến hành thu hồi lại số tiền đã thanh toánhoặc có biện pháp ngăn chặn thiệt hại có thể xảy ra; đồng thời điện báo choNgân hàng chủ trì và Ngân hàng gửi Lệnh biết để có biện pháp xử lý thích hợp.

2. Phát hiện một Lệnh thanhtoán do Ngân hàng chủ trì gửi nhiều hơn 1 lần hoặc có nguy cơ đã gửinhiều hơn 1 lần thì Ngân hàng nhận Lệnh phải gửi ngay thông báo về Lệnh thanhtoán trùng tới Ngân hàng chủ trì.

3. Trường hợp khi kiểm tra, đốichiếu Ngân hàng nhận Lệnh phát hiện thừa, thiếu, Lệnh thanh toán so với Bảngkết quả thanh toán bù trừ hoặc nhầm lẫn Lệnh thanh toán của một Ngân hàng khácthì Ngân hàng thành viên nhận Lệnh tiến hành xử lý:

Phải hạch toán theo đúng sốliệu của Ngân hàng chủ trì đã thanh toán.

Sau đó:

Đối với trường hợp thừa Lệnhthanh toán so với Bảng kết quả thanh toán bù trừ:

Không thực hiện thanh toán Lệnhthanh toán thừa mà phải điện tra soát ngay Ngân hàng chủ trì để xác định nguyênnhân và có biện pháp xử lý thích hợp đảm bảo an toàn tài sản, an toàn hệ thống.

Trong trường hợp thiếu Lệnhthanh toán so với Bảng kết quả thanh toán bù trừ thì Ngân hàng thành viên nhậnLệnh phải tra soát ngay Ngân hàng chủ trì, nếu đúng có Lệnh thanh toán này thìNgân hàng chủ trì phải gửi bổ sung Lệnh thanh toán bị thiếu.

Trường hợp nhầm lẫn Lệnh thanhtoán của một Ngân hàng khác:

Nếu là Lệnh thanh toán của mộtNgân hàng khác cùng tham gia thanh toán bù trừ hoặc không tham gia thanh toánbù trừ với Ngân hàng mình hoặc Lệnh thanh toán có sai sót không chấp nhận thanhtoán được thì Ngân hàng thành viên nhận phải trả lại Lệnh thanh toán sai nàycho Ngân hàng đã gửi Lệnh thanh toán vào phiên thanh toán bù trừ kế tiếp. Tuyệtđối nghiêm cấm việc các ngân hàng thành viên chuyển tiếp Lệnh thanh toán.

4. Đối với Lệnh thanh toán bịsai thiếu:

Khi nhận được Lệnh thanh toánbổ sung chuyển tiền thiếu của Ngân hàng thành viên gửi lệnh, Ngân hàng thànhviên nhận lệnh phải đối chiếu, kiểm soát chặt chẽ lại Lệnh thanh toán bị saithiếu và Lệnh thanh toán bổ sung, nếu hợp lệ thì hạch toán Lệnh thanh toán bổsung như các Lệnh thanh toán bình thường khác.

5. Đối với Lệnh thanh toán bịsai thừa:

a) Trường hợp phát hiện trướckhi hạch toán vào tài khoản của khách hàng: Nếu Ngân hàng thành viên nhận lệnhnhận được thông báo hoặc điện tra soát của Ngân hàng thành viên gửi lệnh trướckhi nhận được Lệnh thanh toán thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh phải mở sổtheo dõi Lệnh thanh toán bị sai sót để có biện pháp xử lý kịp thời.

Khi nhận được Lệnh thanh toántừ Ngân hàng chủ trì đến Ngân hàng nhận lệnh phải kiểm soát, đối chiếu với nộidung nhận được, nếu xác định sai sót như đã thông báo thì xử lý như sau:

Nếu là Lệnh chuyển Có, ghi:

Nếu là Lệnh chuyển Nợ, ghi:

Khi nhận được Yêu cầu hủy Lệnhchuyển Có đối với số tiền thừa (trườnghợp Lệnh chuyển Có bị sai thừa) hoặc Lệnhhủy Lệnh chuyển Nợ đối với số tiền thừa (trườnghợp Lệnh chuyển Nợ bị sai thừa) của Ngânhàng thành viên gửi Lệnh gửi đến thì xử lý:

Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thừa: Căn cứ vào Yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có để lập Lệnh chuyển Có để chuyển trả lại số tiền thừa ghi:

Đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai thừa: Căn cứ vào Lệnh hủy Lệnh chuyển Nợ ghi:

b) Trường hợp nhận được thôngbáo chuyển tiền thừa của Ngân hàng thành viên gửi lệnh sau khi đã trả tiền chokhách hàng thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh phải mở sổ theo dõi Lệnh thanhtoán bị sai sót và xử lý:

Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thừa: Khi nhận được Yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có đối với số tiền đã thanh toán thừa của Ngân hàng thànhviên gửi lệnh, nếu kiểm soát đúng thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh xử lý:

Trường hợp số dư tài khoản củakhách hàng có ai để thu hồi số tiền đã chuyển thừa: Căn cứ vào Yêu cầu hủy Lệnhchuyển Có để lập Lệnh chuyển Có chuyển trả lại Ngân hàng thành viên gửi lệnh số tiềnthừa để thanh toán vào phiên thanh toán bù trừ kế tiếp:

Trường hợp tài khoản tiền gửicủa khách hàng không đủ số dư để thu hồi thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh mởsổ theo dõi Yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có chưa thực hiện được và yêu cầu khách hàng nộp tiền vào tài khoản để thựchiện Yêu cầu hủy này. Khi khách hàng nộp đủ tiền, kế toán ghi xuất sổ theo dõiYêu cầu hủy Lệnh chuyển Có chưa đượcthực hiện, lập Lệnh chuyển Có gửi đithanh toán bù trừ và hạch toán như đã hướng dẫn trên.

Trường hợp khách hàng không đủkhả năng thanh toán hoặc khách hàng vãnglai không xác định được tung tích, thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh phải phốihợp với chính quyền địa phương và các cơ quan bảo vệ pháp luật như công an, tòaán... để tìm mọi biện pháp thu hồi lại tiền. Sau khi đã áp dụng mọi biện phápthu hồi mà vẫn không thu hồi được hoặc thu không đủ thì Ngân hàng thành viênnhận lệnh từ chối chấp nhận Yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có, ghi rõ lý do từ chốikèm theo số tiền thu hồi được (nếu có), gửi trả lại Ngân hàng thành viên gửilệnh đồng thời ghi xuất sổ theo dõi Yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có chưa được thực hiện.

6. Nếu phát hiện có sai sóttrên Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử do Ngân hàng chủ trì gửi đến thìNgân hàng thành viên nhận lệnh tiến hành xử lý:

Không được hạch toán kết quảthanh toán bù trừ điện tử có sai sót.

Điện tra soát Ngân hàng chủ trìđể xác định nguyên nhân sai sót:

Nếu xác định nguyên nhân saisót là do lỗi kỹ thuật hoặc do Ngân hàng chủ trì tính sai thì đề nghị Ngân hàngchủ trì gửi lại Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử đúng và tiến hành hạchtoán bình thường (sau khi đã nhận được bảng kết quả thanh toán bù trừ đúng).

Nếu xác định nguyên nhân saisót là do xâm nhập hệ thống trái phép từ bên ngoài vào làm sai lệch số liệu thìphải phối hợp với Ngân hàng chủ trì và các cơ quan chức năng tìm biện pháp xửlý đồng thời ngừng hoạt động thanh toán bù trừ điện tử. Hoạt động thanh toán bùtrừ điện tử chỉ được hoạt động lại sau khi đã được làm rõ nguyên nhân và ápdụng các biện pháp bảo mật khác có đủ điều kiện ngăn chặn sự xâm nhập từ bênngoài vào.

7. Điều chỉnh các sai sót khác:

a) Đối với Lệnh thanh toán saiđịa chỉ khách hàng (Lệnh thanh toán chuyển đúng Ngân hàng thành viên nhận lệnhnhưng không có người nhận Lệnh hoặc người nhận Lệnh mở tài khoản tại Ngân hàngkhác): Ngân hàng thành viên nhận lệnh hạch toán vào tài khoản các khoản chờthanh toán khác sau đó lập Lệnh thanh toán trả lại Ngân hàng thành viên gửiLệnh kèm với thông báo từ chối thanh toán Lệnh thanh toán (ghi rõ lý do).Nghiêm cấm việc Ngân hàng thành viên tự ý chuyển tiếp Lệnh thanh toán.

b) Khi kiểm soát phát hiện cácsai sót như sai tên, số hiệu tài khoản của người nhận Lệnh thanh toán (đúng tênnhưng sai số hiệu hoặc ngược lại) ký hiệu chứng từ, loại nghiệp vụ:

Ngân hàng thành viên nhận lệnhchưa được hạch toán Lệnh thanh toán mà phải tra soát ngay Ngân hàng thành viêngửi lệnh, chỉ sau khi kiểm soát lại đúng mới xử lý tiếp. Ngân hàng thành viênnhận lệnh thống kê các sai sót vào sổ theo dõi Lệnh thanh toán bị sai sót đểphục vụ cho công tác tra cứu, đối chiếu khi cần thiết.

Khi nhận được trả lời tra soátcủa Ngân hàng thành viên gửi lệnh, Ngân hàng thành viên nhận Lệnh tiến hành xửlý hạch toán theo đúng quy định.

Trường hợp đến phiên quyết toánthanh toán bù trừ điện tử mà Ngân hàng thành viên nhận lệnh vẫn không nhận đượctrả lời tra soát của Ngân hàng thành viên gửi lệnh thì Ngân hàng thành viênnhận lệnh sẽ trả lại các lệnh thanh toán bị sai cho Ngân hàng thành viên gửilệnh.

Điều 24. Đối với hủy Lệnh thanh toán theo yêu cầu của khách hàng.

1. Xử lý tại Ngân hàng thànhviên gửi lệnh:

Khi tiếp nhận Yêu cầu hủy Lệnhchuyển Có (đối với hủy Lệnh chuyển Có)hoặc Lệnh hủy Lệnh chuyển Nợ (đối với hủy Lệnh chuyển Nợ) của khách hàng, Ngân hàngthành viên gửi lệnh phải kiểm tra tính hợp lệ của Yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có hoặc Lệnh hủy Lệnh chuyển Nợ. Nếu không hợp lệ thì trảlại cho khách hàng, nếu hợp lệ thì xử lý:

1.1. Trường hợp hủy một Lệnhthanh toán chưa được thực hiện (chưa được gửi đi thanh toán bù trừ điện tử):

Ngân hàng thành viên gửi lệnhgửi cho khách hàng thông báo chấp nhận Yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có hoặc Lệnh hủy Lệnh chuyển Nợ và không tiến hành thực hiện Lệnh thanh toán đó (không hạch toán).

1.2. Trường hợp hủy một Lệnhthanh toán đã được thực hiện và gửi đi:

Đối với Yêu cầu hủy Lệnh chuyểnCó:

Căn cứ vào Yêu cầu hủy Lệnhchuyển Có hợp lệ của khách hàng, kế toánviên thanh toán bù trừ điện tử bổ sung các yếu tố của Yêu cầu hủy Lệnh chuyểnCó (theo mẫu Phụ lục số 3)* và ghichữ ký điện tử của mình lên Yêu cầu hủy. 

Người kiểm soát phải kiểm soátlại các yếu tố của Yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có vừa lập với Yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có của khách hàng để đảm bảo sự chính xác và khớp đúng. Nếu đúng người kiểmsoát ghi chữ ký điện tử của mình lên Yêu cầu hủy để gửi ngay đến Ngân hàngthành viên nhận lệnh.

Ngân hàng thành viên gửi lệnhphải ghi nhập sổ theo dõi Yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có đã gửi đi.

Khi nhận được Lệnh chuyển Có của Ngân hàng nhận lệnh hoàn trả lại số tiền của Lệnhchuyển Có bị hủy, Ngân hàng thành viêngửi Lệnh căn cứ vào Lệnh chuyển Có đến hạch toán:

Nợ TK: Thanh toán bù trừ của ngân hàng thành viên

Có TK: Thích hợp (TK trước đâyđã ghi Nợ).

Đối với hủy Lệnh chuyển Nợ có ủy quyền:

Căn cứ vào Lệnh hủy, Ngân hàngthành viên gửi lệnh tiến hành trích tài khoản của khách hàng đã ghi Có trước đây để chuyển trả lại ngân hàng thành viên nhậnlệnh:

Nợ TK: Thích hợp (TK trước đâyđã ghi Có).

Có TK: Thanh toán bù trừ củangân hàng thành viên.

2. Xử lý tại ngân hàng thànhviên nhận Lệnh:

2.1. Đối với lệnh hủy Lệnhchuyển Nợ: Khi nhận được Lệnh hủy từ Ngân hàng chủ trì, Ngân hàng thành viênnhận lệnh tiến hành thực hiện như một Lệnh chuyển Có đến bình thường.

Nếu phát hiện Yêu cầu hủy Lệnhchuyển Có bị sai sót thì Ngân hàng thànhviên nhận lệnh lập thông báo từ chối chấp nhận Yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có (ghirõ lý do từ chối) gửi trả lại Ngân hàng thành viên gửi lệnh đồng thời phảithông báo lý do từ chối với Ngân hàng chủ trì biết.

Nếu nhận được Lệnh hủy Lệnhchuyển Nợ bị sai sót (Lệnh này nhận đượctrong phiên thanh toán bù trừ) thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh xử lý như đốivới Lệnh chuyển Có bị sai.

2.2. Nếu Yêu cầu hủy hoặc Lệnhhủy hợp lệ thì xử lý:

a) Hủy một Lệnh thanh toán chưađược thực hiện:

Ngân hàng thành viên nhận Lệnhgửi ngay cho Ngân hàng thành viên gửi lệnh thông báo chấp nhận Yêu cầu hủy.

Đối với Lệnh chuyển Có:

Căn cứ vào Lệnh chuyển Có đến(Lệnh chuyển Có bị hủy)hạch toán:

Nợ TK: Thanh toán bù trừ củangân hàng thành viên.

Có TK: Các khoản chờ thanh toánkhác.

Căn cứ yêu cầu hủy để lập Lệnhchuyển Có trả lại Ngân hàng thành viên gửi Lệnh vào phiên bù trừ kế tiếp vàhạch toán.

Nợ TK: Các khoản chờ thanh toánkhác

Có TK: Thanh toán bù trừ của ngân hàng thành viên.

Đối với Lệnh chuyển Nợ:

Căn cứ vào Lệnh hủy Lệnh chuyểnNợ đến hạch toán.

Nợ TK: Thanh toán bù trừ củangân hàng thành viên.

Có TK: Thích hợp (trước đây đãghi Có theo Lệnh chuyển Nợ của phiênthanh toán bù trừ trước đó).

b) Hủy một Lệnh thanh toán đã đượcthực hiện:

Đối với Yêu cầu hủy Lệnh chuyểnCó đến:

Nếu Lệnh chuyển Có đến đã đượcthực hiện thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh phải gửi ngay Yêu cầu hủy chokhách hàng để thông báo. Chỉ trong trường hợp khách hàng đồng ý (bằng văn bản)hoặc nộp tiền mặt lập chứng từ thanh toán trích tài khoản của mình để chuyểntrả thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh mới thực hiện Yêu cầu hủy và lập Lệnhchuyển Có để thanh toán bù trừ và hạchtoán:

Nợ TK: Thích hợp (TK trước đâyđã ghi Có theo Lệnh chuyển Có bị hủy của phiên thanh toán bù trừ trước đó)

Có TK: Thanh toán bù trừ củangân hàng thành viên.

Sau đó phải gửi lại thông báochấp nhận Yêu cầu hủy cho Ngân hàng thànhviên gửi Lệnh và Ngân hàng chủ trì biết.

Đối với Yêu cầu hủy không đượcsự chấp thuận chuyển trả của khách hàng thì Ngân hàng thành viên nhận Lệnh lậpthông báo từ chối chấp nhận Yêu cầu hủy (ghi rõ lý do) gửi lại Ngân hàng thànhviên gửi Lệnh và Ngân hàng chủ trì biết.

Đối với Lệnh hủy Lệnh chuyển Nợ đến:

Căn cứ vào Lệnh hủy Lệnh chuyểnNợ đến Ngân hàng thành viên nhậnlệnh hạch toán:

Nợ TK: Thanh toán bù trừ của ngân hàng thành viên

Có TK: Thích hợp (TK trước đâyđã ghi Nợ theo Lệnh chuyển Nợ của phiên thanh toán bù trừ trước đó).

Phần III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 25. Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi vàkiểm tra việc thực hiện nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử giữa các ngân hàng.

Giám đốc Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước, Giám đốc chi nhánh Ngânhàng Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Tổng Giám đốc (Giám đốc)các Tổ chức tín dụng có trách nhiệm tổ chức và chỉ đạo thực hiện Quy trình nàytrong đơn vị mình.

Điều 26. Việc sửa đổi, bổ sung Quy trình này do Thống đốc Ngân hàng Nhà nướcquyết định./.