Điều 1: Nay Ban hành kèm theo quyết định này bản quy chế làm việc của Trung tâm lưu trữ tỉnh thuộc văn phòng UBND tỉnh Phú Thọ.

Điều 2: Ông Chánh Văn phòng UBND tỉnh căn cứ bản quy chế này chỉ đạo Giám đốc Trung tâm lưu trữ tỉnh tổ chức thực hiện.

Điều 3: Các ông Chánh văn phòng UBND tỉnh Giám đốc các Sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thành, thị, Giám đốc trung tâm lưu trữ căn cứ quyết định thi hành./. 

Căn cứ vào các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ, soạn thảo các văn bản về quản lý công tác lưu trữ trình UBND tỉnh ban hành.

- Hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan trực thuộc tỉnh và huyện thực hiện thống nhất các chế độ quy định nguyên tắc, về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

- Thực hiện chế độ thống kê Nhà nước về tài liệu lưu trữ, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của tỉnh với cơ quan quản lý lưu trữ Nhà nước cấp trên.

- Tổ chức ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh.

- Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ của trung tâm lưu trữ tỉnh; lập kế hoạch xây dựng kho tàng mua sắm thiết bị và dự trù kinh phí cho hoạt động thường xuyên của Trung tâm lưu trữ tỉnh và các cơ quan, đơn vị trực thuộc.

- Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ và kho lưu trữ của tỉnh.

- Thực hiện chế độ thống kê và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ hiện đang quản lý ở trung tâm lưu trữ tỉnh

- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở Trung tâm lưu trữ tỉnh.

- Các qui trình nghiệp vụ lưu trữ của Trung tâm lưu trữ tỉnh do Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn.

- Trung tâm lưu trữ có nhiệm vụ hướng dẫn cho các cơ quan, đơn vị tổ chức xã hội và công dân việc bảo quản tài liệu riêng có giá trị như tài liệu lưu trữ của tập thể và cá nhân, đồng thời tổ chức tiếp nhận những tài liệu quý hiếm khi có tập thể, cá nhân gửi, tặng, bán cho cơ quan lưu trữ tỉnh.

3.1 - Trung tâm lưu trữ được trực tiếp quan hệ với UBND các huyện, thành, thị, các Sở, ban, ngành của tỉnh để nắm tình hình về công tác lưu trữ, quản lý lài liệu lưu trữ, đồng thời kiến nghị với lãnh đạo về công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ của địa phương, đơn vị.

3.2 - Được yêu cầu công chức viên chức làm công tác lưu trữ của các huyện, thành, thị, các cơ quan đơn vị thuộc tỉnh thực hiện các quy định, các chế độ nguyên tắc của Đảng, Nhà nước, UBND tỉnh về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Trong trường họp cần thiết được kiến nghị với cơ quan có thẩm quyền xem xét, xử lý đối với các vi phạm pháp luật bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia.

3.3 - Ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ và các văn bản liên quan đến công tác lưu trữ để các huyện, thành, thị, các Sở, ban, ngành thực hiện.

3.4 - Cấp giấy chứng nhận, cấp bản sao hoặc trích sao tài liệu thuộc kho lưu trữ Trung tâm cho các cơ quan, đơn vị và công dân có yêu cầu chính đáng cần nghiên cứu (trừ các tài liệu thuộc tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật)

3.5 - Đề xuất việc tuyển dụng, đào tạo bồi dưỡng và thực hiện chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức lưu trữ tỉnh.

Trung tâm lưu trữ tỉnh làm việc theo chế độ thủ trưởng và thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ. Từng cán bộ công chức, viên chức đề cao trách nhiệm cá nhân về phần công việc của mình trước Giám đốc Trung tâm, phát huy tính sáng tạo, chủ động trong chuyên môn, đề xuất ý kiến, phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Mỗi tháng Trung tâm lưu trữ tỉnh họp một lần với công chức, viên chức trong Trung tâm để kiểm điểm, đánh giá kết quả công tác trong tháng và triển khai nhiệm vụ công tác tháng sau, phổ biến các chế độ chính sách mới. Khi cần thiết Giám đốc Trung tâm quyết định họp đột xuất để giải quyết công việc do cấp trên yêu cầu.

- Được Giám đốc phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác của Trung tâm. Thay mặt Giám đốc Trung tâm giải quyết công việc của Trung tâm khi Giám đốc đi vắng.

- Có trách nhiệm thu thập, tổ chức, chỉnh lý phân loại, đánh giá giá trị, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ ở Trung tâm lưu trữ và bảo quản hồ sơ lưu trữ của UBND tỉnh Văn phòng UBND tỉnh. Bảo đảm thuận tiện cho việc khai thác sử dụng tài liệu khi cần thiết.

- Tổ chức thu nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu của các cơ quan thuộc diện phải nộp lưu tài liệu về kho lưu trữ Trung tâm. Tài liệu của các cơ quan cấp tỉnh do cấp có thẩm quyền quyết định giải thể: sưu tầm bổ sung tài liệu còn thiếu qua các thời kỳ lịch sử đưa vào bảo quản.

- Đề xuất nội dung hướng dẫn kiểm tra đôn đốc về công tác lưu trữ tại Sở, ngành và các huyện, thành, thị.

- Tổ chức tốt việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho các hoạt động của Thường trực HĐND, UBND, Văn phòng UBND các ngành, các cấp và công dân.

- Bảo quản an toàn, đúng chế độ bảo mật về tài liệu, hồ sơ lưu trữ.

- Thường xuyên kiểm tra kho, phát hiện các loại côn trùng, tình trạng vật lý của tài liệu có biện pháp xử lý kịp thời.

- Cán bộ nhân viên Trung tâm chủ động trong công việc mình được giao, hàng tuần báo cáo Giám đốc Trung tâm về tình hình công việc.

- Việc phân công nghiệp vụ cụ thể của từng cán bộ do giám đốc Trung tâm quy định sau khi xin ý kiến Chánh Văn phòng.

1. Đối với cục lưu trữ Nhà nước: Trung tâm lưu trữ tỉnh tuân theo sự hướng dẫn và chịu sự kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Cục lưu trữ Nhà nước. Trung tâm lưu trữ tỉnh có trách nhiệm báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất và những thông tin cần thiết khác về tình hình công tác lưu trữ của tỉnh với Cục lưu trữ Nhà nước.

2. Đối với các Phòng chuyên môn và các chuyên viên trong Văn phòng UBND tỉnh.

Trên cơ sở quy chế làm việc của UBND tỉnh, quy chế làm việc của Văn phòng UBND tỉnh cán bộ nhân viên của Trung tâm lưu trữ có sự quan hệ phối hợp hợp tác chặt chẽ với các chuyên viên, các phòng, các bộ phận chuyên môn của Văn phòng để hoàn thành nhiệm vụ.

3. Đối với phòng Hành chính, các Sở, ngành, đoàn thể Văn phòng UBND các huyện, thành, thị: Trung tâm có mối quan hệ thường xuyên, phối hợp chặt chẽ để hướng dẫn về nghiệp vụ công tác quản lý tài liệu hồ sơ lưu trữ và có trách nhiệm kiểm tra việc thực hiện các quy định, nguyên tắc về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các sở ngành, huyện, thành, thị, các Sở, ngành, huyện, thành, thị có trách nhiệm thực hiện chế độ thông tin báo cáo về công tác lưu trữ cho Trung tâm lưu trữ tỉnh theo đúng định kỳ và đột xuất.

4. Đối với xã, phường, thị trấn: Trung tâm lưu trữ tỉnh và lưu trữ các cấp chính quyền có mối quan hệ thường xuyên, phối hợp với nhau. Cơ quan lưu trữ cấp trên có trách nhiệm hướng dẫn về nghiệp vụ công tác quản lý, lưu trữ, tài liệu lưu trữ và có trách nhiệm kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác lưu trữ đối với lưu trữ cấp dưới. UBND các xã, phường, thị trấn có trách nhiệm thực hiện chế độ thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác lưu trữ với UBND các huyện, thành. thị.

Quá trình thực hiện có vấn đề gì vướng mắc các Sở, ngành và huyện, thành, thị phản ảnh với Giám đốc Trung tâm lưu trữ tỉnh để tổng hợp báo cáo. Chánh Văn phòng trình Chủ tịch UBND tỉnh Quyết định bổ sung sửa đổi.