Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dùng để cho doanh nghiệp khi được chấp nhận đăng ký kinh doanh, là căn cứ xác nhận địa vị pháp lý của doanh nghiệp trong suốt cả quá trình hoạt động kinh doanh. Vì vậy khi vào giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cần chú ý:

a) Dùng mực viết màu xanh, tim hoặc đen, khi gặp nước không bị nhoè, khó tẩy xoá.

b) Chữ viết phải rõ ràng, đẹp, viết kiểu chữ nghiêng (như viết trong giấy khen).

c) Hạn chế ít nhất sự viết nhầm, viết hỏng, vì mỗi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đều đã mang sẵn số đăng ký kinh doanh. Nếu bị hỏng phải dùng giấy khác thì số đăng ký kinh doanh đó xem như không dùng được nữa.

1- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dùng cho doanh nghiệp tư nhân

Trang 2:

a) Tên doanh nghiệp: Ghi tên hiệu do chủ doanh nghiệp đặt ra và phải được dùng trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh từ khi đăng ký kinh doanh, đăng báo, trong hóa đơn, quảng cáo, báo cáo và các giấy tờ khác liên quan đến doanh nghiệp.

b) Trụ sở giao dịch: Ghi đúng trụ sở giao dịch mà chủ doanh nghiệp đã xuất trình giấy chứng hợp lệ (theo quy định tại Thông tư của Trọng tài kinh tế Nhà nước hướng dẫn thực hiện đăng ký kinh doanh). Cần ghi rõ số nhà, đường phố, phường, quận (nếu ở thành phố); thôn, xã, huyện, tỉnh (nếu ở nông thôn).

c) Họ và tên chủ doanh nghiệp: Chủ doanh nghiệp tư nhân là một người cụ thể, vì vậy phải ghi đúng tên đã được ghi trong giấy phép thành lập doanh nghiệp phù hợp với tên trong giấy chứng minh nhân dân. Nếu tên trong giấy chứng minh nhân dân khác với tên trong giấy phép thành lập doanh nghiệp thì:

Nếu là một người mang hai tên khác nhau thì ghi cả hai tên. Ví dụ: Nguyễn Văn A tức Trần Văn B.

Nếu là hai người khác nhau thì chỉ chấp nhận ghi tên theo giấy phép thành lập doanh nghiệp và giấy chứng minh nhân dân của người đó. Trường hợp doanh nghiệp muốn ghi tên khác với tên ghi trong giấy phép thành lập thì phải xin lại giấy phép thành lập doanh nghiệp.

d) Ngày sinh, số chứng minh nhân dân, nơi cấp và ngày cấp ghi theo giấy chứng minh nhân dâncủa chủ doanh nghiệp.

đ) Nơi thường trú: ghi theo hộ khẩu thường trú của chủ doanh nghiệp.

e) Giấy phép thành lập doanh nghiệp số... do Uỷ ban nhân dân....... cấp ngày... ghi theo số, ngày của giấy phép thành lập doanh nghiệp.

Trang 3:

a) Ngành nghề kinh doanh: ghi theo ngành nghề được nêu tại danh mục vốn pháp định đối với từng ngành nghề kèm theo bản quy định của Hội đồng Bộ trưởng cụ thể hoá một số điều trong Luật doanh nghiệp tư nhân ban hành kèm theo Nghị định 221/HĐBT ngay 23-7-1991.

b) Vốn đầu tư ban đầu: ghi theo số đã được ghi trong giấy phép thành lập doanh nghiệp. Trường hợp khi đăng ký kinh doanh với các giấy chứng nhận của Ngân hàng về vốn bằng tièn, ngoại tệ, vàng của chủ doanh nghiệp và giấy chứng nhận của cơ quan công chứng về trị giá tài sản bằng hiện vật thuộc sở hữu của chủ doanh nghiệp,có số tiền lớn hơn vốn đầu tư ban đầu đã ghi trong giấy phép thành lập doanh nghiệp thì ghi theo số tiền được xác nhận bằng các giấy tờ trên.

c) Vốn bằng tiền, ngoại tệ, vàng... Ghi theo giấy chứng nhận của Ngân hàng về số tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng của chủ doanh nghiệp có trong tài khoản ở Ngân hàng, sau khi quy đổi ra tiền Việt Nam theo giá quy định của Ngân hàng Nhà nước tại thời điểm đăng ký kinh doanh.

d) Vốn bằng trị giá hiện vật: ghi theo giấy chứng nhận của cơ quan công chứng về trị giá tài sản bằng hiện vật thuộc sở hữu của chủ doanh nghiệp bằng tiền Việt Nam.

e) Ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Ghi ngày mà Trọng tài kinh tế cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho chủ doanh nghiệp.

f) Dấu cơ quan cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Dưới hàng chữ này là nơi đóng dấu của Trọng tài kinh tế cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

g) Chức danh, chữ ký người cấp giấy: Ghi rõ chức danh người cấp giấy và có chữ ký của người cấp giấy. chỉ có Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Trọng tài kinh tế mới được ký vào vị trí này.

Trang 4, 5, 6: là các trang để ghi khi chủ doanh nghiệp đăng ký thay đổi kinh doanh theo thứ tự lần thứ nhất, thứ hai và thứ ba.

a) Ngành nghề kinh doanh, ghi ngành nghề mới mà chủ doanh nghiệp xin thay đổi (theo các ngành nghề tại danh mục vốn pháp định đối với từng ngành nghề kèm theo bản quy định của Hội đồng Bộ trưởng cụ thể hoá một số điều trong luật doanh nghiệp tư nhân).

b) Vốn đầu tư: Trong đó vốn bằng tiền, ngoại tệ, vàng: Bằng giá trị hiện vật.

Ghi theo số liệu mới mà chủ doanh nghiệp xin thay đổi và phù hợp với giấy chứng nhận của Ngân hàng hoặc cơ quan công chứng. Cách ghi vào mục này giống như cách ghi ở trang 2 đã được nêu trên.

c) Ngày... tháng... năm... Ghi ngày, tháng, năm mà Trọng tài kinh tế chấp nhận thay đổi.

d) Chức danh, chữ ký người chấp nhận đăng ký: là nơi đống dấu cảu Trọng tài kinh tế chấp nhận đăng ký thay đổi.

đ) Chức danh, chữ ký người được chấp nhận đăng ký: ghi vào chức danh, chữ ký ngưòi đã xem xét và chấp nhận việc đăng ký thay đổi. Vị trí này, ngoài Chủ tịch, Phó chủ tịch Trọng tài kinh tế còn có trọng tài viên được phân công phụ trách đăng ký kinh doanh hoặc trưởng, phó phòng đăng ký kinh doanh được ký.

2- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dùng cho công ty trách nhiệm hữu hạn:

Trang 2:

a) Tên công ty: Ghi rõ công ty trách nhiệm hữu hạn

Tên hiệu của công ty đó theo giấy phép thành lập công ty và điều lệ công ty.

b) Trụ sở giao dịch: Ghi đúng theo trụ sở giao dịch mà công ty đã xuất trình giấy chứng thực hợp lệ (theo quy định tại Thông tư của Trọng tài kinh tế Nhà nước hướng dẫn thực hiện đăng ký kinh doanh). Cần ghi rõ số nhà, đường phố, phưòng, quận (nếu ở thành phố) hoặc thôn, xã, huyện, tỉnh (nếu ở nông thôn).

c) Danh sách sáng lập viên: Phải ghi đủ số sáng lập viên như trong giấy phép thành lập công ty và điều lệ công ty.

Họ và tên, ngày sinh ghi theo giấy CMND; nơi thường trú ghi theo hộ khẩu thường trú của các sáng lập viên.

Nếu có sự khác nhau về tên các sáng lập viên, giữa giấy phép thành lập công ty và điều lệ công ty thì công ty phải xin sửa lại tên trong giấy phép thành lập công ty cho phù hợp với tên trong điều lệ công ty.

Trang 3:

1- Vốn điều lệ: ghi vốn đã được ghi trong điều lệ công ty và đã được quy đổi ra tiền Việt Nam.

2- Trong đó, bằng tiền, ngọai tệ, vàng: Ghi phần vốn góp của các thành viên công ty bằng tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng đã được quy đổi bằng tiền Việt Nam theo giá quy định của Ngân hàng Nhà nước tại thời điểm đăng ký kinh doanh.

3- Giấy phép thành lập công ty số... do Uỷ ban nhân dân.... cấp ngày... ghi theo giấy phép thành lập công ty đã được cấp.

4- Điều lệ công ty đã được toàn thể thành viên trong công ty thông qua ngày... ghi ngày thông qua điều lệ công ty theo ngày ở trong điều lệ công ty.

5- Phần còn lại của trang 3 ghi như chỉ dẫn tại điểm d, e, g để ghi trang 3 giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dùng cho doanh nghiệp tư nhân.

3- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dùng cho công ty cổ phần.

Trang 2: ghi như chỉ dẫn để ghi ở trang 2 của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dùng cho công ty trách nhiệm hữu hạn.

Trang 3: Số liệu để ghi vào các mục của trang này lấy theo số liệu đã được ghi trong điều lệ công ty và ghi như chỉ dẫn để ghi ở trang 3 giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dùng cho công ty trách nhiệm hữu hạn.

Mệnh giá cổ phiếu ghi bằng tiền Việt Nam; nếu trong điều lệ công ty quy định bằng ngoại tệ, vàng thì quy đổi ra tiền Việt Nam theo giá quy định của Ngân hàng Nhà nước tại thời điểm đăng ký kinh doanh.

Trang 4, 5, 6: Là các trang để ghi khi công ty đăng ký thay đổi lần thứ nhất, thứ hai, thứ ba.

1- Ngành nghề kinh doanh: ghi theo ngành nghề mới mà công ty xin thay đổi.

2- Số cổ phiếu mới được phát hành theo giấy phép số... do Uỷ ban nhân dân... cấp ngày... là... Ghi theo giấy phép của Uỷ ban nhân dân tỉnh đã cấp cho công ty về việc phát hành cổ phiếu mới.

3- Số trái phiếu được phát hành theo giấy phép số... do Uỷ ban nhân dân...... cấp ngày.... là.... Ghi theo giấy phép của Uỷ ban nhân dân tỉnh đã cấp cho công ty về việc phát hành trái phiếu.

5- Vốn điều lệ sau khi phát hành cổ phiếu mới, trái phiếu....trong đó bằng tiền, vàng, ngoại tệ...., bằng hiện vật, bản quyền sở hữu công nghiệp: Ghi theo vốn sau khi có giấy phép phát hành cổ phiếu mới và trái phiếu. Cách ghi như chỉ dẫn ghi vốn ở trang 3 của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dùng cho công ty trách nhiệm hữu hạn.

Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dùng để gửi đến các cơ quan: Tài chính, thuế, thống kê, cơ quan quản lý ngành kinh tế, kỹ thuật cùng cấp và một bản gửi cho Trọng tài kinh tế Nhà nước (mỗi doanh nghiệp phải dùng 5 bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) để đưa số liệu vào máy tính, một số tiêu thức có các ô viết mã số của tiêu thức (phần ghi mã số vào các ô do bộ phận máy vi tính của Trọng tài kinh tế Nhà nước ghi. Các Trọng tài kinh tế tỉnh không ghi vào các ô này, các bản gửi cho cơ quan đồng cấp không phải ghi mã số).

Cách ghi vào bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoàn toàn giống như ghi vào giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (tức là sao lại giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ).

Riêng đối với bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dùng cho công ty cổ phần có thêm hai tiêu thức:

a) Số cổ phiếu mang tên.

b) Số cổ phiếu không mang tên Số liệu ghi vào 2 tiêu thức này lấy số liệu đã ghi trong điều lệ của công ty để ghi.

Sổ đăng ký kinh doanh là tài liệu chính của cơ quan Trọng tài kinh tế để theo dõi các doanh nghiệp từ khi thành lập cho đến khi giải thể, phá sản. Sổ phải được bảo quản tốt để sử dụng lâu dài. Vì vậy việc ghi chép vào sổ phải cẩn thận, rõ ràng, không được tẩy xoá, viết bằng mực khó nhoè.

Mỗi loại hình doanh nghiệp được ghi vào trong một cuốn sổ riêng.

1- Trang đầu ghi cơ quan Trọng tài kinh tế thực hiện đăng ký kinh doanh quyền số mấy và năm ghi sổ.

2- Các trang khác: Mỗi doanh nghiệp được ghi khi có nhu cầu thay đổi. Trọng tài kinh tế hướng dẫn doanh nghiệp ghi như chỉ dẫn ghi ở các trang 4, 5, 6 của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Bì này dùng để đựng hồ sơ đăng ký kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Trọng tài kinh tế trực tiếp cho hồ sơ vào bì và gửi đến cơ quan theo quy định của luật. Đối với doanh nghiệp tư nhân trong bì hồ sơ phải có:

Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Giấy chứng nhận của ngân hàng về số tiền, vàng, ngoại tệ của chủ doanh nghiệp có tại ngân hàng.

Giấy chứng nhận của cơ quan công chứng về trị giá tài sản bằng hiện vật.

Khi doanh nghiệp có tờ khai đăng ký thay đổi hoặc các giấy tờ khác thì cơ quan quản lý hồ sơ đăng ký kinh doanh sẽ cho thêm vào vì để thuận tiện cho việc quản lý, sử dụng.

Đối với công ty, trong bì hồ sơ phải có:

Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Điều lệ công ty.

Danh sách hội đồng quản trị, kiểm soát, giám đốc công ty hoặc biên bản phân công đảm nhiệm chức trách quản lý công ty.

Khi công ty có đăng ký thay đổi kinh doanh thì sẽ cho thêm tờ khai đăng ký thay đổi kinh doanh vào bì để thuận tiện cho việc quản lý, sử dụng.

Ngoài bì cần ghi rõ: năm đăng ký kinh doanh, sổ đăng ký kinh doanh, tên doanh nghiệp, trụ sở giao dịch, ngành nghề kinh doanh và nơi quản lý hồ sơ đăng ký kinh doanh (cơ quan Tài chính hoặc cơ quan thuế hoặc Thống kế hoặc quản lý ngành).

2- Tất cả các chỗ cần ghi ở các trang đều được ghi đúng theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp đã được cấp tại nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Riêng về:

Trụ sở giao dịch: Ghi trụ sở đặt chi nhánh.

Ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Ghi ngày cấp cho chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.

Dấu và chữ ký người cấp giấy: là cơ quan Trọng tài kinh tế nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện - Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Trọng tài kinh tế ký cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Số: Ghi theo số thứ tự nhận hồ sơ đăng ký kinh doanh của Trọng tài kinh tế nhận hồ sơ đăng ký kinh doanh ghi đầy đủ các mục trong phiếu, chú ý ghi cụ thể danh mục hồ sơ đã nhận của doanh nghiệp.

Ghi đủ cả bên cuống phiếu như đã ghi vào phiếu.

Dùng loại phiếu thu bình thường - Trong đó cần ghi rõ:

Tiền mua hồ sơ đăng ký kinh doanh.

Tiền lệ phí đăng ký kinh doanh.

Phiếu phải làm hai liên, giao cho người nộp tiền một liên, lưu giữ một liên.

Trên đây là những điều chỉ dẫn để ghi vào các giấy tờ, biểu mẫu dùng trong đăng ký kinh doanh. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc Trọng tài kinh tế các cấp phản ánh về Trọng tài kinh tế Nhà nước để có sự chỉ dẫn bổ sung và thống nhất trong toàn ngành./.