Chỉ thị số 419-CT ngày 14-12-1984 và số 189-CT ngày 4-8-1986 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng đã quy định những nguyên tắc cơ bản về quản lý các đoàn của ta ra nước ngoài và các đoàn nước ngoài vào nước ta. Trong quá trình thực hiện, nhìn chung đã có những tiến bộ nhất định, song cách làm cụ thể vẫn còn nhiều sai lệch và chưa thống nhất.

Để giúp các Bộ và địa phương chấp hành chỉ thị của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng được tốt hơn, Bộ trưởng Tổng thư ký Hội đồng Bộ trưởng thấy cần giải thích, hướng dẫn (có hệ thống) thêm một số điểm chính dưới đây:

1. Về lập kế hoạch và xét duyệt kế hoạch đoàn ra, đoàn vào hàng năm.

Để việc lập và xét duyệt kế hoạch được kịp thời, sát với thực tế, vừa bảo đảm quyền quản lý tập trung, thống nhất của Thường vụ Hội đồng Bộ trưởng, vừa phát huy tính chủ động và tăng cường trách nhiệm của các Bộ và địa phương, từ nay Thường vụ Hội đồng Bộ trưởng chỉ quản lý 4 (bốn) chỉ tiêu chủ yếu theo từng khu vực nước: tổng số đoàn, tổng số lượt đi, số ngày/người hoặc tháng/người, tổng số chi phí. Các đồng chí Bộ trưởng, Thủ trưởng ngành và địa phương được uỷ nhiệm quản lý và chịu trách nhiệm chính đối với từng đoàn cụ thể trong phạm vi bốn chỉ tiêu nói trên.

Kế hoạch đoàn ra, đoàn vào của Bộ, địa phương phải gửi cho các cơ quan quản lý lĩnh vực (quy định tại điểm 3 Chỉ thị số 419-CT và điểm 3b Chỉ thị số 189-CT, tham gia ý kiến trước khi trình Thường vụ Hội đồng Bộ trưởng xét duyệt. Sau khi kế hoạch đã được Thường vụ Hội đồng Bộ trưởng duyệt, các Bộ và các địa phương mới được triển khai thực hiện theo phạm vi quyền hạn nói ở điểm 2 dưới đây:

Những Bộ, địa phương không lập kế hoạch, hoặc lập chậm, không được Thường vụ Hội đồng Bộ trưởng xét duyệt thì không được phép cử đoàn ra, mời đoàn vào trong năm, trừ một số ít trường hợp đặc biệt do Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng quyết định.

2. Về phân cấp giải quyết các đoàn ra, đoàn vào. Những đoàn ra, đoàn vào nằm trong kế hoạch và hạn mức kinh phí đã được Thường vụ Hội đồng Bộ trưởng duyệt thì quyền hạn giải quyết như sau:

1. Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Nhà nước, Thủ trưởng các cơ quan khác thuộc Hội đồng Bộ trưởng, Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân các tỉnh, thành phố và đặc khu trực thuộc Trung ương được phép quyết định đối với:

- Tất cả các đoàn có nhân sự từ cấp Vụ trở xuống đi các nước xã hội chủ nghĩa.

- Đoàn có nhân sự từ cấp Vụ trở xuống đi các nước ngoài khu vực xã hội chủ nghĩa theo đường nhập khẩu thiết bị toàn bộ hoặc các công trình viện trợ đã được chấp nhận; đi thực hiện các hợp đồng đã ký kết về xuất nhập khẩu hàng hoá và cung ứng lao vụ, vận tải đường biển và đường không, tín dụng và thanh toán quốc tế, bảo hiểm, du lịch; và đi thực hiện nhiệm vụ khẩn cấp thuộc lĩnh vực ngoại giao, quốc phòng và an ninh. Tuy nhiên, đối với các đoàn đi các địa bàn phức tạp như Mỹ, \'f3, Tây Đức, Tây Berlin, Nam Triều Tiên, Trung Quốc; đi những nơi ta không có cơ quan đại diện (Ngoại giao, Thương vụ); đi một người và những đoàn liên quan đến các tổ chức tôn giáo thì các Bộ và địa phương chủ quản phải làm việc trước với Bộ Nội vụ, Bộ Ngoại giao; trường hợp quá phức tạp các Bộ không tự quyết định được thì phải xin ý kiến Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng.

- Các đoàn của các nước xã hội chủ nghĩa vào nước ta mà Trưởng đoàn từ cấp Vụ trở xuống.

- Các đoàn từ các nước ngoài khu vực xã hội chủ nghĩa vào theo đường nhập khẩu thiết bị toàn bộ hoặc công trình viện trợ đã được chấp nhận; và để thực hiện các hợp đồng đã ký kết về xuât nhập khẩu hàng hoá và lao vụ, vận tải đường biển và đường không, tín dụng và thanh toán quốc tế, bảo hiểm, du lịch.

2. Thường vụ Hội đồng Bộ trưởng quyết định đối với:

- Tất cả các đoàn ra nước ngoài có nhân sự từ cấp Phó Chủ tịch tỉnh, Phó Tổng cục trưởng, Thứ trưởng trở lên.

- Các đoàn đi với danh nghĩa phái viên của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng hoặc đại diện của Chính phủ ta để ký kết hiệp định, nghị định thư... với nước ngòai.

- Các đoàn ra có sự phối hợp công tác của nhiều ngành, cần cán bộ của nhiều ngành tham gia.

- Các đoàn ra, đoàn vào quan hệ với các tổ chức quốc tế mà ta chưa tham gia hoặc chưa ký chương trình viện trợ. Những đoàn quan hệ với các tổ chức phi Chính phủ và cá nhân không thuộc phạm vi nói ở điểm 1 trên.

- Các đoàn thuộc diện đặc biệt, hoặc điều chỉnh kế hoạch (trong phạm vi 4 chỉ tiêu được duyệt từ đầu năm), và những đoàn mà ý kiến giữa cơ quan chủ quản với cơ quan quản lý lĩnh vực chưa thống nhất.

3. Về nguyên tắc giải quyết các thủ tục cho các đoàn cụ thể:

a) Nguyên tắc cơ bản và quan trọng bậc nhất là khi giải quyết cho bất kỳ một đoàn ra hay một đoàn vào đều phải có trong kế hoạch được duyệt, không giải quyết đột xuất, ngoài kế hoạch; phải chi trong phạm vi kinh phí đã được duyệt từ đầu năm (đối với đoàn ta phải chi phí), không được chi vượt hạn mức đó, kể cả trường hợp được duyệt bổ sung kế hoạch.

b) Để bảo đảm quản lý các đoàn ra, đoàn vào được chặt chẽ, có hiệu quả và tiết kiệm, tránh sơ hở và sai sót đáng tiếc, các Bộ và địa phương chủ quản trước khi trình Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng xét duyệt kế hoạch đoàn ra, đoàn vào hàng năm hoặc xin duyệt bổ sung cho cử một đòan ra hay mời một đoàn vào theo dạng đặc biệt đều phải làm việc trước với các cơ quan quản lý lĩnh vực có liên quan. Thủ trưởng cơ quan quản lý lĩnh vực hữu quan có trách nhiệm phát biểu ý kiến khẳng định và kịp thời về đề nghị của cơ quan chủ quản, phải chịu trách nhiệm về ý kiến của cơ quan mình.

c) Theo tinh thần chỉ thị của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng, cán bộ lãnh đạo chủ chốt của ngành và địa phương (cấp trưởng) không nên đi công tác nước ngoài nhiều lần trong một năm, để dành nhiều thời gian chỉ đạo công việc trong nước. Trường hợp xét thấy thật cần thiết hoặc không thể uỷ nhiệm cho cấp phó đi thay thì mới đi, và phải xin phép Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng. Những đồng chí có chức danh đối ngoại hoặc được cấp trên uỷ nhiệm đi thực hiện trọng trách đối ngoại thì không phụ thuộc vào sự hạn chế nói trên.

d) Những đoàn ra do các tổ chức và cá nhân người nước ngoài ngoài khu vực xã hội chủ nghĩa mời đích danh thì phải xem xét rất thận trọng và thật chặt chẽ để tránh tiêu cực, móc ngoặc, vụ lợi, đồng thời bảo đảm an ninh chính trị và an toàn cho cán bộ ta.

e) Thủ tục xét duyệt nhân sự, kinh phí chi tiêu và thị thực hộ chiếu cho các đoàn ra, đoàn vào:

- Ban Tổ chức Trung ương xét duyệt nhân sự là cán bộ, nhân viên trong biên chế các cơ quan Đảng và Nhà nước (kể cả cán bộ của ngành Hàng không dân dụng). Bộ Nội vụ giúp Ban Tổ chức Trung ương thẩm tra chính trị đối với diện cán bộ này.

- Bộ Nội vụ xét duyệt nhân sự đối với:

Công nhân ở các xí nghiệp quốc doanh (kể cả xí nghiệp của ngành Hàng không dân dụng), và những người ngòai biên chế Nhà nước được cử đi công tác, lao động, học tập ở nước ngoài;

Những người xin ra nước ngoài về việc riêng (kể cả cán bộ, nhân viên,

quân nhân...);

Tất cả những người nước ngoài xin vào nước ta, Việt kiều xin về nước công tác hoặc thăm gia đình (trừ một số ít trường hợp Sứ quán nước ngoài ở Hà Nội xin cho cán bộ, thân nhân của họ vào thăm hoặc làm việc nội bộ mà không có quan hệ gì với ta thì Bộ Ngoại giao giải quyết theo sự thoả thuận của Bộ Nội vụ).

- Bộ Quốc phòng (Tổng cục Chính trị) xét duyệt nhân sự là cán bộ và chiến sĩ trong quân đội.

- Bộ Tài chính xét duyệt về nguồn kinh phí và chế độ chi tiêu.

- Bộ Ngoại tiao làm "hộ chiếu công vụ" hoặc "hộ chiếu ngoại giao" cho những người ra nước ngoài về việc công (trừ thành viên của các tổ công tác trên tàu viễn dương).

- Bộ Nội vụ làm "hộ chiếu phổ thông" cho những người đi nước ngoài về việc riêng.

- Bộ Giao thông vận tải làm "hộ chiếu thuyền viên" cho thành viên các tổ công tác trên tàu viễn dương.

g) Để tăng cường hạch toán kinh doanh xã hội chủ nghĩa, chống quan liêu, bao cấp, Bộ Tài chính, Bộ Ngoại thương và các ngành hữu quan có trách nhiệm hướng dẫn các ngành (sản xuất, kinh doanh, dịch vụ...), các địa phương hạch toán các chi phí cho đoàn ra, đoàn vào vào chi phí sản xuất, kinh doanh, dịch vụ... hoặc trích từ nguồn vốn tự có và xem như tự có một tỷ lệ cần thiết để chi tiêu cho đoàn ra, đoàn vào, ngân sách Nhà nước không cấp kinh phí cho các đoàn thuộc diện này. Việc sử dụng kinh phí do ngân sách Nhà nước cấp hay sử dụng vốn kinh doanh, dịch vụ hoặc vốn tự có để chi cho đoàn ra, đoàn vào cũng phải theo đúng chế độ, tiêu chuẩn quy đinh, không được chi tiêu bừa bãi, chi vượt hạn mức đã duyệt hoặc lẩn tránh sự kiểm soát của cơ quan Tài chính.

h) Phải nghiêm túc chấp hành kỷ luật báo cáo kết quả công tác và báo cáo quyết toán chi tiêu trong phạm vi 15 ngày sau khi đoàn ra nước ngoài đã về nước, hoặc đã tiễn khách nước ngoài rời nước ta. Các cơ quan hữu quan (Ban Tổ chức Trung ương, Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính, Bộ Ngoại giao) được quyền từ chối làm thủ tục cho các đoàn tiếp theo, nếu cơ quan chủ quản không gửi báo cáo và quyết toán của đoàn trước đúng hạn. Cơ quan chủ quản phải chịu trách nhiệm về mọi hậu quả do việc chậm trễ của mình gây ra, không được đổ lỗi cho cơ quan hữu quan khác.

4. Về thủ tục trình duyệt và giải quyết cho một đoàn ra, đoàn vào cụ thể:

a) Đối với đoàn ra, đoàn vào đã được duyệt trong kế hoạch từ đầu năm:

- Nếu đoàn thuộc quyền quyết định của Bộ và địa phương, thì cơ quan chủ quản (cử đoàn ra, đón đoàn vào) phải làm văn bản nói rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, chương trình, thời gian, địa điểm, danh sách đoàn, dự toán chi tiêu và nguồn kinh phí... gửi đến Ban Tổ chức Trung ương, Bộ Nội vụ, Bộ Ngoại giao, Bộ Tài chính... để giải quyết các thủ tục cần thiết; đồng gửi cho Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng 1 bản để theo dõi.

- Nếu đoàn do Thường vụ Hội đồng Bộ trưởng xét, quyết định thì cơ quan chủ quản làm văn bản (theo nội dung nói trên) gửi cho Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng trước 15 ngày để trình duyệt và làm thông báo cho các cơ quan giải quyết các thủ tục cần thiết.

b) Đối với đoàn ra, đoàn vào chưa có trong kế hoạch được duyệt, phải trình Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng xét duyệt theo dạng đặc biệt, thì cơ quan chủ quản phải làm việc với các cơ quan quản lý lĩnh vực hữu quan về yêu cầu và nội dung công tác của đoàn. Thủ trưởng cơ quan quản lý lĩnh vực phải có ý kiến chính thức với đề nghị của cơ quan chủ quản. Sau đó, cơ quan chủ quản làm văn bản nói rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, chương trình,

thời gian, địa điểm công tác và ý kiến của cơ quan quản lý lĩnh vực. Văn bản này được gửi đến Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng trước 30 ngày để trình Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng xét duyệt và làm thông báo cho các cơ quan hữu quan làm thủ tục cần thiết.

Từ nay, Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng xin gửi lại các Bộ và địa phương những văn bản đề nghị giải quyết cho đoàn ra, đoàn vào không đúng với quy định của Chỉ thị số 419-CT, 189-CT và Thông tư này.