ĐIỆN THOẠI NỘI BỘ LÀ GÌ?
Ngày nay, điện thoại đã tương đối phổ cập, tại các công ty đều lắp đặt điện thoại. Theo thống kê, các nhân viên công ty chủ yếu bàn công việc hay xử lý công việc hàng ngày qua liên lạc nội bộ. Nếu ai cũng dùng điện thoại riêng thì vừa không thuận tiện, lại phải chịu phí điện thoại tương đối cao. Vậy phải làm thế nào để các máy điện thoại nội bộ trong cơ quan có thể kết nối có hiệu quả với nhau, để các nhân viên trong cùng một công ty có thể sử dụng chung một đường dây điện thoại mà vẫn bảo đảm sự thuận tiện trong việc xử lý các công việc của công ty, đồng thời lại giảm được chi phí dịch vụ điện thoại? Việc sử dụng điện thoại nội bộ sẽ nhanh chóng giải quyết được vấn đề này, đặc biệt, nó còn phù hợp cho các nơi có số nhân viên không lớn, hay cho các trường học và công ty.
Điện thoại nội bộ là một loại máy điện thoại đối lưu cỡ nhỏ, do máy vi tính cỡ nhỏ điều khiển, nó hoạt động mà không cần đến nhân viên trực điện thoại làm nhiệm vụ chuyển tiếp. Chính vì vậy, có thể nói điện thoại nội bộ là một hệ thống điện thoại tiên tiến dùng trong công sở. Nó có một tổ hợp phím gọi đặc biệt, tạo nên một hệ thống thông tin chỉ lưu truyền trong nội bộ, do đó nó có tên là ''Điện thoại nội bộ''. Điện thoại nội bộ có thể kết nội từ 5 ~ 6 điện thoại nội bộ với nhau, dùng chung một đường dây điện thoại, hoặc liên kết điện thoại bên trong và bên ngoài theo sự phối hợp vị trí của các con số như 8 và 12, 12 và 3. Mọi người chỉ cần thông qua điện thoại chính là có thể tiến hành soạn thảo phần mềm, lắp đặt các chức năng phục vụ theo yêu cầu về dịch vụ điện thoại của các công sở. Khi có điện thoại từ bên ngoài gọi tới điện thoại nội bộ, thì điện thoại nội bộ có thể tự động phân tích các yêu cầu, sau đó tiếp nhận các yêu cầu đó; Khi không có người nghe điện thoại, nó sẽ thông báo lời nhắn của chủ nhân.
Máy điện thoại nội bộ khác với các loại máy điện thoại khác, ngoài việc nó có phím ấn như điện thoại bình thường, nó còn có rất nhiều phím hiển thì tình trạng đường dây và các chức năng khác. Mỗi máy điện thoại đều có thể tiếp nhận điện thoại từ bên ngoài gọi tới, giám sát tình trạng sử dụng của đường dây bên ngoài. Điện thoại nội bộ và điện thoại bên ngoài có quan hệ độc lập với nhau, cho nên chúng không ảnh hưởng đến nhau.
Điện thoại nội bộ giống như điện thoại giám sát theo trình tự (Điện thoại bàn có cài đặt lời nhắn), bởi chúng có rất nhiều chức năng lựa chọn và chức năng độc lập, ví dụ như chuyển cuộc gọi, tự gọi lại khi máy bận, gọi điện nội bộ, hẹn trước với đường dây bên ngoài, không dùng micro, điện thoại hội nghị và điện thoại thư ký...
Hệ thống điện thoại nội bộ có thể kết nối với nhiều thiết bị văn phòng khác. Có nó thì như có một thư ký mẫn cán, thông minh trong công việc, nó không chỉ tự động kết nối điện thoại cho nhiều người, mà còn có thể truyền và nhận Fax, lên mạng gửi thư điện tử, truyền đạt lời nhắn, thậm chí còn có thể tiếp đón khách đến thăm qua điện thoại.
Ngày nay, ở rất nhiều cơ quan, xí nghiệp, trường học, chúng ta có thể thấy hình bóng của chiếc máy điện thoại nội bộ. Mọi người gọi điện thoại nội bộ là ''Thư ký''.
