Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này "Quy chế về giao nhận vào bảo quản ấn chỉ quan trọng của Ngân hàng Nhà nước".

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký. Các quy định trước đây trái với Quyết định này đều hết hiệu lực thi hành.

Điều 3: Chánh văn phòng Thống đốc, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước Trung ương, Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY ĐỊNH
VỀ GIAO NHẬN VÀ BẢO QUẢN ẤN CHỈ QUAN TRỌNG
CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC
(Ban hành theo Quyết định số 427/1997/QĐ-NHNN2 ngày 23-12-1997
của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước)

Điều 1. ấn chỉ quan trọng của Ngân hàng Nhà nước là các loại giấy tờ in quan trọng nhưng chưa đưa ra sử dụng để thực hiện các nghiệp vụ liên quan gồm: lệnh phát hành, các loại séc, tín phiếu, trái phiếu, kỳ phiếu, giấy báo liên hàng bằng giấy.

Riêng đối với tiền và ngân phiếu thanh toán chưa phát hành không thuộc đối tượng điều chỉnh trong quy định này.

Điều 2. Đối tượng áp dụng:

Quy định này chỉ áp dụng đối với tất cả các đơn vị Ngân hàng Nhà nước (từ đây viết tắt là Ngân hàng).

Điều 3. Việc bảo quản, vận chuyển và giao nhận ấn chỉ quan trọng tại các Ngân hàng phải đảm bảo các yêu cầu sau:

1. ấn chỉ quan trọng phải bảo quản chặt chẽ như tiền và phải để trong kho hoặc két sắt đủ tiêu chuẩn như kho, két tiền theo quy định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước và phải mở sổ kho, thẻ kho để theo dõi đầy đủ số lượng và số xê ri của từng loại ấn chỉ quan trọng.

Kho ấn chỉ quan trọng phải có Ban quản lý kho. Các thành viên của Ban gồm: Giám đốc (hoặc người được Giám đốc uỷ quyền), Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền), Thủ kho. Các thành viên có trách nhiệm quản lý ấn chỉ quan trọng như quản lý tiền, ngân phiếu thanh toán.

2. Việc vận chuyển ấn chỉ quan trọng từ Nhà in về Ngân hàng hoặc vận chuyển giữa các Ngân hàng phải bảo đảm chặt chẽ an toàn như tiền.

3. Việc giao - nhận, nhập - xuất kho ấn chỉ quan trọng phải chấp hành đầy đủ các nguyên tắc, thủ tục như giao - nhận, nhập - xuất kho tiền. Khi xuất ấn chỉ quan trọng phải đảm bảo:

- Đối với điều chuyển giữa các Ngân hàng thì phải có công văn điều chuyển của Vụ Kế toán - Tài chính.

- Đối với sổ xuất ra khỏi kho để sử dụng trong nội bộ hoặc nhượng bán thì phải được Giám đốc của Ngân hàng duyệt.

- Người nhận phải có: Chứng minh nhân dân, Giấy uỷ nhiệm của Thủ trưởng nơi nhận. Trên Giấy uỷ nhiệm phải ghi rõ họ tên, chức vụ, số - ngày - nơi cấp chứng minh nhân dân của người nhận.

- Khi xuất kho phải lập Phiếu Xuất kho, khi nhập kho phải lập Phiếu Nhập kho.

Điều 4. Trường hợp Ngân hàng nhượng bán ấn chỉ quan trọng cho khách hàng, phải làm đầy đủ các thủ tục theo quy định hiện hành, phải hướng dẫn và yêu cầu khách hàng bảo quản chặt chẽ ấn chỉ quan trọng này như tiền.

Điều 5. Định kỳ, Ban quản lý kho thực hiện kiểm kể ấn chỉ quan trọng tồn kho thực tế, đối chiếu với thẻ kho, với sổ sách kế toán. Nếu phát hiện có chênh lệch phải xác định nguyên nhân, lập biên bản và xử lý để tránh thất thoát tài sản.

Điều 6. ấn chỉ quan trọng được hạch toán trên tài khoản "Vật liệu" theo đúng các quy định hiện hành. Kế toán và Thủ kho phải tổ chức mở sổ sách để ghi chép, theo dõi chặt chẽ số xuất, số nhập, số còn lại của từng loại ấn chỉ quan trọng và phải đảm bảo số liệu tồn kho theo sổ sách kế toán và thẻ kho khớp đúng với số liệu thực tế.

Điều 7. Thủ tục nhập, xuất ấn chỉ quan trọng.

1. Thủ tục nhập kho:

a. Nhập ấn chỉ quan trọng từ Nhà in Ngân hàng:

- Căn cứ vào Hợp đồng đặt in ấn chỉ quan trọng và Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của Nhà in Ngân hàng, Bộ phận được giao nhiệm vụ đi nhận phải thực hiện kiểm nhận số lượng và chất lượng ấn chỉ quan trọng một cách chu đáo, chặt chẽ. Cách thức giao nhận do hai bên (Ngân hàng và Nhà in Ngân hàng) thoả thuận với nhau nhưng phải đảm bảo số liệu khớp đúng với Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của Nhà in Ngân hàng cũng như số liệu nhập kho thực tế.

- Căn cứ vào Hoá đơn kiêm phiêu xuất kho của Nhà in Ngân hàng và Phiếu Nhập kho của Kế toán Ngân hàng nhận, Thủ kho tiến hành kiểm nhận lại và nhập kho số ấn chỉ quan trọng này. Phiếu Nhập kho (theo phụ lục số 2) phải ghi rõ loại ấn chỉ quan trọng, số lượng, chất lượng của ấn chỉ, số xê ri (nếu có) và phải có đầy đủ chữ ký của người giao, người nhận, Kế toán vật liệu, Trưởng phòng kế toán và Giám đốc Ngân hàng. Phiếu Nhập kho được xử lý như sau:

+ 1 liên Phiếu Nhập kho Thủ kho dùng để ghi Thẻ kho theo đúng quy định hiện hành và được lưu tại Bộ phận kho quỹ;

+ 1 liên Phiếu Nhập kho và Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Kế toán dùng làm chứng từ để hạch toán tài khoản "Vật liệu" và lưu vào tập Nhật ký chứng từ.

- Trường hợp nhận theo gói niêm phong, khi xuất kho để sử dụng hoặc bán cho khách hàng, phải tổ chức kiểm đếm lại gói niêm phong đó. Nếu có thừa, thiếu, lẫn loại hoặc sai số xê ri thì phải lập Biên bản kiểm nhận (theo phụ lục số 1) ghi rõ tình trạng thừa thiếu... và gửi về Nhà in Ngân hàng kèm niêm phong của bó thừa thiếu, lẫn loại hoặc sai số xê ri để xử lý.

b. Nhập ấn chỉ quan trọng từ Ngân hàng cấp trên hay từ các chi nhánh khác:

Căn cứ vào Phiếu Xuất kho của bên giao và Phiếu Nhập kho của Kế toán Ngân hàng nhận, Thủ kho tiến hành kiểm nhận và nhập kho số ấn chỉ quan trọng này. Phiếu Nhập kho phải ghi rõ loại ấn chỉ quan trọng, số lượng, chất lượng của ấn chỉ, số xê ri (nếu có) và được xử lý như sau: + 1 liên Phiếu Nhập kho Thủ kho làm căn cứ để ghi Thẻ kho theo đúng quy định và lưu tại Bộ phận kho quỹ;

+ 1 liên Phiếu Nhập kho và Phiếu Xuất kho của bên giao Kế toán làm căn cứ để hạch toán tài khoản "Vật liệu" và lưu vào Nhật ký chứng từ.

Phiếu Nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của Kế toán vật liệu, Trưởng phòng kế toán, người giao, người nhận (Thủ kho) và của Giám đốc Ngân hàng nhận.

c. Nhập kho do sử dụng hoặc nhượng bán không hết:

Căn cứ vào Giấy đề nghị nhập ấn chỉ quan trọng của Bộ phận sử dụng hoặc nhượng bán và Phiếu Nhập kho do kế toán lập, Thủ kho kiểm nhận và nhập lại kho số ấn chỉ quan trọng này. Phiếu Nhập kho được xử lý như sau:

+ 1 liên Phiếu Nhập kho Thủ kho làm căn cứ ghi Thẻ kho theo đúng quy định và được lưu tại Bộ phận kho quỹ;

+ 1 liên Phiếu Nhập kho và Giấy đề nghị nhập lại ấn chỉ quan trọng Kế toán làm căn cứ hạch toán tài khoản "Vật liệu" và lưu vào tập Nhật ký chứng từ.

Phiếu Nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của Kế toán vật liệu, Trưởng phòng kế toán, người giao, người nhận (Thủ kho) và của Giám đốc Ngân hàng.

d. Trong quá trình nhập, xuất nếu phát hiện có các tờ, bộ, cuốn ấn chỉ quan trọng bị hỏng không sử dụng được, thì phải xử lý theo quy định tại khoản 3 Điều 9 Quy định này.

2. Thủ tục xuất kho:

Ấn chỉ quan trọng được xuất kho trong các trường hợp sau: để sử dụng trong nội bộ, để nhượng bán cho khách hàng, điều chuyển giữa các chi nhánh, xuất dùng làm mẫu, xuất loại đã bị hỏng để tiêu huỷ.

a. Đối với trường hợp xuất kho để điều chuyển cho chi nhánh khác: Thủ kho phải căn cứ vào công văn điều chuyển ấn chỉ quan trọng của Vụ Kế toán - Tài chính và Phiếu Xuất kho (theo phụ lục số 3) do Kế toán lập để xuất ấn chỉ quan trọng. Các chứng từ được xử lý như sau:

+ 1 liên Phiếu Xuất kho dùng để ghi Thẻ kho theo quy định và được lưu tại Bộ phận kho quỹ;

+ 1 liên Phiếu Xuất kho kèm theo công văn điều chuyển dùng để hạch toán tài khoản "Vật liệu" và lưu vào tập Nhật ký chứng từ.

+ 1 liên Phiếu Xuất kho giao cho người nhận.

Phiếu Xuất kho phải có đầy đủ chữ ký của Kế toán vật liệu, Trưởng phòng Kế toán, người giao (Thủ kho), người nhận và của Giám đốc Ngân hàng giao.

b. Đối với trường hợp xuất ra để sử dụng trong nội bộ hoặc để nhượng bán cho khách hàng.

Thủ kho căn cứ vào Giấy đề nghị đã được Giám đốc Ngân hàng duyệt và Phiếu Xuất kho do Kế toán lập để thực hiện xuất ấn chỉ quan trọng. Các chứng từ được xử lý như sau:

+ 1 liên Phiếu Xuất kho, Thủ kho làm căn cứ để ghi Thẻ kho và được lưu tại Bộ phận kho quỹ;

+ 1 liên Phiếu Xuất kho kèm theo Giấy đề nghị (đã được Giám đốc duyệt), Kế toán dùng để hạch toán tài khoản "Vật liệu" và lưu vào Nhật ký chứng từ.

Phiếu Xuất kho phải có đầy đủ chữ ký của Kế toán vật liệu, Trưởng phòng kế toán, người giao (Thủ kho), người nhận và của Giám đốc Ngân hàng xuất.

Điều 8. Kiểm tra, đối chiếu số liệu tồn kho và sổ kế toán vật liệu:

1. Hàng tháng Ban quản lý kho và những người liên quan phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu giữa thẻ kho với sổ sách kế toán, giữa số liệu kiểm kê hiện vật và số liệu trên sổ sách kế toán; Khi phát hiện có khoản chênh lệch, phải tìm nguyên nhân; nếu chỉ do ghi chép nhầm thì điều chỉnh lại theo đúng các quy định. Nếu có hiện tượng tham ô phải lập biên bản và có biện pháp xử lý kịp thời.

- Hàng quý (tính đến 0 giờ ngày 01-01, 01-04, 01-07 và 01-10 hàng năm), Hội đồng kiểm kê tiến hành kiểm kê hiện vật (đếm từng quyển, từng bộ, từng tờ), lập Biên bản về số lượng, chất lượng của toàn bộ ấn chỉ quan trọng dự trữ tại kho. Trên Biên bản phải có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng kiểm kê.

2. Ngoài ra Ngân hàng còn phải tiến hành kiểm kê trong các trường hợp sau:

- Thay đổi thành viên Ban quản lý kho.

- Khi Ngân hàng giải thể, hợp nhất hoặc tách ra.

- Có kẻ gian đột nhập hoặc nghi có kẻ gian đột nhập.

- Mất chìa khoá kho.

- Hoả hoạn, thiên tai có ảnh hưởng đến kho, két sắt bảo quản ấn chỉ quan trọng.

- Lệnh của Giám đốc Ngân hàng.

- Khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

3. Việc thành lập Hội đồng kiểm kê ấn chỉ quan trọng được thực hiện theo quyết định của Giám đốc Ngân hàng. Hội đồng kiểm kê ấn chỉ quan trọng gồm có Giám đốc Ngân hàng (hoặc người được uỷ quyền), Trưởng phòng kho quỹ, Trưởng phòng kế toán và một số cán bộ giúp việc (nếu cần thiết).

Điều 9. Các ấn chỉ quan trọng sau đây được coi là bị hỏng và xử lý như sau:

1. Các ấn chỉ quan trọng bị hỏng bao gồm:

- Các ấn chỉ quan trọng nguyên bộ bị thừa, thiếu liên, in hỏng (trùng hoặc sai số, xê ri, sai mẫu đã được duyệt...) hoặc đã thay mẫu khác.

- Các ấn chỉ quan trọng trong quá trình bảo quản bị thay đổi màu sắc, bẩn, mủn, rách hoặc do bị mối xông, chuột cắn, gián nhấm hoặc do bị hoả hoạn, lũ lụt, bị thủng, bị dính, bị phá hoại làm hư hỏng.

- ấn chỉ quan trọng trong quá trình viết bị hỏng, bị tẩy xoá, bôi bẩn, đục lỗ, bị cắt, bị rách, vẽ, viết vào những nơi không đúng quy định nên không sử dụng được nữa.

- Các tờ séc trắng (chưa phát hành) do khách hàng trả lại Ngân hàng vì bất kỳ lý do gì.

2. Đối với ấn chỉ quan trọng trong kho: nếu phát hiện hỏng thì Thủ kho không được xuất ấn chỉ quan trọng này và phải bảo quản riêng để theo dõi, chờ khi có quyết định cho tiêu huỷ của Giám đốc Ngân hàng thì xử lý.

3. Đối với tất cả các ấn chỉ quan trọng trong quá trình nhập, xuất hoặc đã xuất dùng, nếu phát hiện bị hỏng thì phải lập Biên bản nêu rõ nguyên nhân hỏng đồng thời phải gạch chéo (x), ghi "Hỏng" trên tất cả các tờ (liên). Biên bản phải có chữ ký của người làm hỏng (hoặc người phát hiện bị hỏng) và của người phụ trách trực tiếp người làm hỏng đó. Biên bản và ấn chỉ quan trọng bị hỏng được bảo quản, lưu giữ chặt chẽ để xử lý huỷ theo quy định.

4. Định kỳ 6 tháng hoặc 1 năm (tuỳ số lượng ấn chỉ quan trọng bị hỏng nhiều hay ít), Ngân hàng tiến hành tiêu huỷ số ấn chỉ quan trọng bị hỏng. Giám đốc Ngân hàng thành lập Hội đồng tiêu huỷ số ấn chỉ quan trọng bị hỏng này, các thành viên trong Hội đồng phải có Giám đốc Ngân hàng (hoặc Phó Giám đốc), Trưởng phòng kho quỹ, Trưởng phòng kế toán và nhân viên kế toán vật liệu. Khi tiêu huỷ phải lập biên bản và các bảng kê chi tiết đính kèm.

Điều 10. Khi có sự thay đổi một thành viên Ban quản lý kho (Giám đốc Ngân hàng, Trưởng phòng kế toán, Thủ kho) thì phải tiến hành bàn giao nhiệm vụ giữa người cũ và người mới.

Thủ tục bàn giao thực hiện theo các quy định hiện hành và phải bảo đảm an toàn tài sản.

Điều 11. Trách nhiệm cụ thể của từng thành viên tham gia quản lý, trực tiếp làm công tác kho và theo dõi sổ sách kế toán ấn chỉ quan trọng như sau:

1. Giám đốc Ngân hàng: Chịu trách nhiệm toàn bộ công tác quản lý kho ấn chỉ quan trọng theo chế độ xuất, nhập, bảo quản, vận chuyển ấn chỉ quan trọng của đơn vị theo Quy định này.

2. Bộ phận kế toán

a. Trưởng phòng kế toán:

- Tổ chức làm các thủ tục kế toán về xuất, nhập, bảo quản, vận chuyển ấn chỉ quan trọng theo đúng các quy định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.

- Chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc mở và ghi chép sổ sách tại Bộ phận kế toán cũng như của Thủ kho. Giám sát việc thực hiện xuất, nhập kho từng lần. Thường xuyên đối chiếu đảm bảo sự khớp đúng số liệu giữa sổ sách kế toán và thẻ kho.

- Tham gia Hội đồng kiểm kê ấn chỉ quan trọng.

b. Kế toán vật liệu:

- Chịu trách nhiệm theo dõi chặt chẽ số lượng ấn chỉ quan trọng dự trữ, nếu thấy sắp hết hoặc còn dự trữ quá nhiều thì đều phải báo cáo Trưởng phòng kế toán để có hướng giải quyết.

- Lập phiếu nhập, xuất kho ấn chỉ quan trọng và ghi chép kịp thời đầy đủ vào sổ sách kế toán. Cuối tháng phải đối chiếu số tồn kho trên sổ sách kế toán với số tồn kho trên các thẻ kho, nếu phát hiện có chênh lệch phải báo cáo với Trưởng phòng kế toán và tìm nguyên nhân chênh lệch đó.

3. Bộ phận kho quỹ

a. Trưởng phòng kho quỹ:

- Tổ chức thực hiện việc xuất, nhập, bảo quản các ấn chỉ quan trọng.

- Kiểm tra việc bảo quản ấn chỉ trong kho, két sắt; tham gia các kỳ kiểm tra, kiểm kê ấn chỉ quan trọng.

b. Thủ kho hoặc cán bộ phòng kho quỹ được giao trách nhiệm bảo quản ấn chỉ quan trọng:

- Phải chịu trách nhiệm bảo quản các ấn chỉ quan trọng như bảo quản tiền trong kho quỹ của đơn vị và phải chấp hành đầy đủ những nguyên tắc và quy định về xuất, nhập và bảo quản ấn chỉ quan trọng.

- Kiểm nhận số lượng, chất lượng, chủng loại ấn chỉ quan trọng trước khi nhập kho. Có quyền từ chối việc xuất kho ấn chỉ quan trọng khi chưa đầy đủ hoặc không đúng thủ tục xuất kho.

- Phải sắp xếp giấy tờ in theo từng loại, theo một trật tự nhất định thống nhất với hệ thống số hiệu của các loại phù hợp với sổ sách kế toán, thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm tra.

- Phải mở đầy đủ sổ sách để ghi chép, theo dõi và lưu trữ các sổ sách, giấy tờ về kho đầy đủ, rõ ràng, chính xác.

4. Nhân viên nhận và bảo quản ấn chỉ quan trọng để sử dụng hoặc để nhượng bán cho khách hàng, phải có trách nhiệm bảo quản ấn chỉ quan trọng này trong tủ két có khoá an toàn. Cuối ngày, phải vào sổ theo dõi ấn chỉ quan trọng đang bảo quản (nhập, xuất, tồn trong ngày), thủ trưởng trực tiếp của nhân viên đó phải kiểm tra và ký xác nhận vào sổ theo dõi ấn chỉ quan trọng.

Điều 12. Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính và Vụ trưởng Vụ Phát hành - Kho quỹ Ngân hàng Nhà nước chịu trách nhiệm hướng dẫn, tổ chức triển khai và giám sát việc thực hiện Quy định này đối với các đơn vị Ngân hàng Nhà nước.

Điều 13. Mọi hành vi lợi dụng ấn chỉ quan trọng để tham ô thì tuỳ theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo các quy định của pháp luật.

Những người có trách nhiệm quản lý ấn chỉ quan trọng để xẩy ra mất mát, thất lạc để kẻ gian lợi dụng sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật

Điều 14. Việc sửa đổi, bổ sung Quy định này do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Quyết định.